Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – jakie korzyści może zaoferować. Zarządzanie firmą w dużej mierze opiera się na analizowaniu, rozliczaniu i archiwizowaniu dokumentów. Wszechobecna papierologia potrafi dać się we znaki, szczególnie mniejszym firmom, które nie dysponują własnym działem księgowości. Ogromnym udogodnieniem może być elektroniczny obieg dokumentów. Z pomocą tego systemu można znacznie skrócić czas związany z akceptacją, dekretacją oraz archiwizowaniem dokumentów.
W jaki sposób działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Działanie systemu opiera się na innowacyjnym oprogramowaniu, stanowiącym środowisko potrzebne do rozliczania i zarządzania dokumentami w przestrzeni elektronicznej. Jest to rozległa baza danych, do której dodawane będą wszystkie dokumenty firmowe. Zarówno przychodząca korespondencja, jak również e dokumenty generowane w wyniku funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Elektroniczny obieg dokumentów jest wyposażony w wiele nowoczesnych udogodnień. Sprawiają one, że zarządzanie e dokumentami staje się dużo prostsze i zajmuje znacznie mniej czasu. Możemy tu prowadzić dziennik korespondencji, tworzyć rzeczowe wykazy, prowadzić sprawy, przechowywać szablony dokumentów firmowych, a także tworzyć intuicyjny i chronologiczny podział. Co szczególnie ważne, liczne procesy zostały zautomatyzowane, czego doskonałym przykładem jest chociażby skanowanie i rozpoznawanie tekstu, w celu szybszego porządkowania e dokumentów.
Jakie korzyści oferuje firmie elektroniczny obieg dokumentów?
To prosty sposób na ograniczenie problemu papierologii, na której każda firma traci dużo czasu. Po co tracić czas na ręczne porządkowanie dokumentów, skoro może to za nas zrobić system? Ze względu na różnorodne opcje, sposób ukazywania i przechowywania e dokumentów można dostosować do swoich indywidualnych potrzeb. System jest dostępny zarówno na laptopie, jak również urządzeniach mobilnych. Dzięki czemu, przedsiębiorca ma wgląd w najważniejsze e-dokumenty w dowolnym miejscu i czasie. Może je akceptować i dekretować także poza granicami kraju.
Idealny porządek w dokumentach sprawia, że w każdej chwili można dotrzeć do korespondencji bądź pisma sprzed kilku lat. Ponadto, istnieje możliwość ustawiania statusów i priorytetów, dzięki czemu wiesz, które faktury oczekują na opłacenie i do kiedy należy wykonać tą czynność. Elektroniczny obieg dokumentów minimalizuje ryzyko błędów, co skutkuje obniżeniem kosztów działalności. Reasumując, jest to sposób na optymalizację zysków firmy.
Jak wprowadzić system do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
Pierwszym krokiem jest oczywiście wybór odpowiedniego systemu. Rosnącą popularnością wśród firm cieszy się system eDokumenty. Może pochwalić się rozbudowaną funkcjonalnością oraz licznymi opcjami, które pozwalają dostosować program do indywidualnych potrzeb. Wdrożenie programu jest niezwykle proste i nie zajmuje wiele czasu. Jego twórcy stale służą profesjonalnym doradztwem, a także na bieżąco aktualizują oprogramowanie, tak, aby było ono zgodne z nowymi przepisami.