System Workflow na czym polega efektywny przepływ pracy? Aby współpraca pomiędzy poszczególnymi obszarami firmy układała się harmonijnie, niezbędny jest odpowiedni system przepływu informacji. Za jeden z najbardziej efektywnych postrzega się system Workflow, który w dosłownym tłumaczeniu oznacza po prostu przepływ pracy. W praktyce, jest to proces ukierunkowany na efektywną współpracę i sprawny przepływ informacji przy wykonywaniu dużych zadań angażujących kilka obszarów firmy.
System Workflow co to?
Jest to nowoczesny system kierowania zasobami, stosowany w dużych firmach i korporacjach. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby system ten wdrożyć również w kilkuosobowych firmach. Przepływ pracy w praktyce oznacza delegowania zadań podwładnym z uwzględnieniem obszernych wytycznych oraz kompetencji każdego pracownika. Podwładny otrzymuje zatem swoją część zadania do wykonania, ale nie musi zgłębiać istoty całego projektu. Zadanie jest zatem podzielone na łańcuch, w którym ogniwami są pracownicy stale przekazujący sobie informacje.
System Workflow obejmuje również zarządzanie dokumentami, które często są potrzebne do wykonywania zadań w różnych obszarach działania firmy. Dużym udogodnieniem jest tutaj zautomatyzowane oprogramowanie, do którego wgląd mają wszyscy uczestnicy projektu. Dzięki temu, każdy pracownik może dotrzeć do niezbędnych dokumentów potrzebnych przy zrealizowaniu aktualnie zleconych zadań.
Workflow na przykładzie delegacji służbowej.
Istotę działania systemu Workflow najlepiej można zrozumieć na praktycznym przykładzie. Weźmy dokument delegacji służbowej. Do jego stworzenia potrzebny jest przepływ informacji. Na początek, szef zleca podwładnemu wykonanie zadania wiążące się z koniecznością wyjazdu w delegację. Zgłoszenie delegacji jest odbierane przez wytypowanego pracownika, który ustala dogodny termin oraz środek transportu. Innymi słowy, określa warunki potrzebne do wykonania zadania.
Uzupełniony przez pracownika dokument delegacji ponownie wraca do zwierzchnika, który zapoznaje się z informacjami, a następnie podejmuje jedną z dwóch opcji: akceptuje dokument, co pozwoli na wdrożenie zadania, lub też wprowadza poprawki, nie przystając na warunki zaproponowane przez swojego pracownika. Na podstawie potwierdzonego dokumentu delegacji, pracownik po realizacji zadania występuje o zwrot środków transportu, noclegu, wyżywienia oraz innych kosztów delegacji.
System Workflow, dlaczego warto wdrożyć w firmie?
Z pomocą tego systemu można znacząco usprawnić przepływ informacji, co skutkuje sprawniejszą realizacją dużych zadań. Prawidłowo funkcjonujący system zapobiega przestojom w pracy, np. na skutek niedostatecznych informacji przekazanych pracownikowi. W firmie obowiązuje bowiem z góry ustalony i wdrożony system procedur. Workflow pozwala również skuteczniej delegować zadania z uwzględnieniem indywidualnych kompetencji oraz mocnych stron pracownika.
Reasumując, system Workflow minimalizuje koszty przy jednoczesnym skróceniu czasu potrzebnego do wykonania konkretnego zadania. Efektem są zatem wyższe zyski, na które składa się wydajność wszystkich pracowników. Workflow podnosi także kulturę pracy, ponieważ wszyscy pracownicy znają swoje obowiązki, a także mają zapewniony dostęp do informacji potrzebnych do ich wykonania. System Workflow jest szczególnie pomocny przy realizacji dużych, wieloetapowych projektów, przy których niezbędna jest współpraca większej grupy osób.
System Workflow w eDokumentach.
W systemie Workflow wykorzystywane jest oprogramowanie komputerowe, które umożliwia sprawny przepływ dokumentów, a także daje pracodawcy możliwość obserwowania poszczególnych etapów realizacji zadania. Doskonałym przykładem jest oprogramowanie eDokumenty, które pozwala zautomatyzować obieg dokumentów oraz uporządkować złożone procesy biznesowe. Jest to interaktywna platforma, która zapewnia uprawnionym pracownikom stały dostęp do informacji, natomiast pracodawcy umożliwia efektywną kontrolę nad funkcjonowaniem firmy.