Program OCR online to powoli podstawa elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. OCR, czyli Optical Character Recognition to technologia polegająca na optycznym rozpoznawaniu znaków. Jest to system, bez którego nie może obejść się elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Nowoczesny program OCR pobiera dane ze skanowanych dokumentów i automatycznie rejestruje je w systemach księgowych firmy. To niebagatelna oszczędność czasu, a także gwarancja poprawnie zarejestrowanych dokumentów w wersji elektronicznej.
W jaki sposób działa technologia OCR?
To bardzo proste, program OCR online analizuje skan dokumentu i rozpoznaje najważniejsze informacje, które muszą zostać wprowadzone do systemu elektronicznego. Mamy zatem, dane odbiorcy oraz nadawcy, datę wystawienia i realizacji usługi, numer identyfikacyjny dokumentu, a także dokładną specyfikę towaru lub usługi, której dotyczy księgowana faktura. Dane te są automatycznie wprowadzane do systemu księgowego, w którym następnie zostaną wykorzystane w celu dokonania rozliczeń oraz raportów finansowych. Program automatyzuje procesy, które dawniej dział księgowości wykonywał przez wiele godzin.
Program zsynchronizowany z pocztą elektroniczną.
W dobie XXI wieku, większość faktur przychodzących otrzymujemy w formie elektronicznej. Są one wysyłane na adres mailowy firmy. Nowoczesne oprogramowanie, takie jak eDokumenty, pozwala zsynchronizować działanie systemu OCR z pocztą elektroniczną. Dzięki temu, faktury przesłane w załącznikach mogą być automatycznie księgowane w systemie, bez konieczności otwierania wiadomości i ściągania załącznika. Dokument jest automatycznie wprowadzany do obiegu wewnętrznego, gdzie czeka na akceptację.
Program OCR online – dokumenty firmowe pod pełną kontrolą.
Zaletą systemów do elektronicznego obiegu dokumentów jest elastyczność. Za sprawą licznych narzędzi oraz funkcji, przedsiębiorca może stworzyć system w pełni dostosowany do specyfiki firmy. W ten sposób, dokumenty mogą być automatycznie przypisywane do wybranej kategorii, tak, aby zachować większą czytelność. Można zatem podzielić dokumenty na faktury, raporty sprzedaży, korespondencją, a także dokumenty związane z kadrami i płacami. Program OCR online pozwala także segregować dokumenty w zależności od tego, na jakim etapie się one znajdują: rejestracji, opisu merytorycznego, akceptacji, weryfikacji, aż po akceptację płatności i zarchiwizowanie.
Program OCR online – Jakie zalety posiada?
Z pomocą takiego programu można zaoszczędzić wiele godzin, poprzez automatyzację wielu procesów księgowych. Dzięki temu, jedna osoba może sprawnie prowadzić całą księgowość firmy bazując na nowoczesnych funkcjach oraz narzędziach. Program OCR online wprowadza zatem idealny porządek w dokumentacji i pozwala wyeliminować opóźnienia związane z obsługą dokumentów. Oszczędność czasu w prostej linii oznacza również oszczędność pieniędzy. To wszystko sprawia, że elektroniczny obieg dokumentów z technologią OCR znajduje zastosowanie w kolejnych firmach. Oprogramowanie eDokumenty można wdrożyć w każdej firmie od ręki, co stanowi kolejny atut dla przedsiębiorcy.