Delegacje krajowe wyjazdy służbowe mieszczą się w zakresie obowiązków zawodowych wielu z nas. Firmy powinny zadbać o efektywny sposób planowania, tak, aby zaoferować pracownikom optymalny komfort potrzebny do zrealizowania postawionych celów. Niezależnie czy jest to szkolenie, czy też wyjazd ukierunkowany na pozyskanie nowego kontrahenta, delegacje krajowe powinny być obsługiwane przez nowoczesny system z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Delegacji krajowej – jak powinno wyglądać planowanie?
Wiele firm nie wprowadza zasad dotyczących delegacji, co oczywiście stwarza pole do nieporozumień. Wydatki pracownika mogą się bowiem okazać dużo wyższe, niż spodziewał się pracodawca. W związku z tym, warto zadbać o prawidłowe planowanie. W systemie eDokumenty, pracodawca wystawia dyspozycję przypisaną do konkretnego pracownika. Zawiera ona termin delegacji oraz prośbę o sporządzenie symulacji kosztów. Pracownik sprawdza połączenia, noclegi, oblicza koszty wyżywienia i przedstawia pracodawcy swoje warunki.
Jeśli są one zbieżne z obliczeniami wykonanymi przez pracodawcę, dyspozycja delegacji zostaje potwierdzona. Pracownik może zaksięgować bilety i wynająć nocleg. Po powrocie, faktury dokumentujące wydatki są wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Pracodawca składa wniosek o zwrot należnych środków na podstawie końcowego rozliczenia. Po uregulowaniu należności względem pracownika, delegacja zostaje zamknięta ze statusem: zrealizowana i rozliczona.
Jak obliczyć spodziewane koszty delegacji?
W tej kwestii dużym udogodnieniem może być kalkulator delegacji krajowych. Zawiera on popularne kategorie wydatków, które należy uwzględnić podczas podróży służbowej. Najczęściej, są to: koszty transportu, noclegów, wynagrodzenia, diety, a także koszty reprezentacyjne. Pracodawca często korzysta z tego narzędzia, aby zaproponować pracownikowi maksymalny limit wydatków. W ten sposób można uniknąć nieporozumień związanych z nadmiernymi kosztami delegacji.
Oczywiście zawsze warto pozostawić pewny margines błędu na nieoczekiwane wydatki. Pracownik powinien dysponować odpowiednią swobodę i skupić się w trakcie delegacji na osiągnięciu postawionego przed nim celu. Sztywne i wyjątkowo rygorystyczne limity z pewnością nie wpłyną korzystnie na samopoczucie oraz wydajność pracownika. W dużej mierze to właśnie wyniki informują o tym, czy wydatki na delegacje krajowe były opłacalne dla firmy.
O czym powinien pamiętać pracownik udający się w delegację?
Wszelkie wydatki poniesione podczas delegacji lub wyjazdy służbowego powinny być udokumentowane fakturami. To na podstawie faktur pracownik może później ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów. Jeśli jest to pierwsza podróż służbowa na rzecz konkretnej firmy, zawsze warto udać się do działu kadr i płac, aby zapytać o to, jakie zasady obowiązują w danej firmie, a także, jak mądrze planować swoje wydatki podczas delegacji. Sposób, w jakim pracownik dysponuje pieniędzmi podczas wyjazdu służbowego wiele mówi o jego zorganizowaniu.
Obsługa delegacji krajowych w systemie eDokumenty.
Ważnym udogodnieniem dla firmy jest elektroniczny obieg dokumentów, w którym zachodzi kompleksowa obsługa delegacji. Takie możliwości oferuje nowoczesny system eDokumenty. Dzięki niemu, delegacje krajowe mogą zostać rozliczone szybko i sprawnie. Program już na etapie planowania delegacji pozwala na swobodny przepływ informacji w ramach idei Workflow. Pracownik i pracodawca mogą dogadać szczegóły względem zaplanowanego wyjazdu służbowego i stworzyć spodziewane koszty takiej delegacji.
Po zakończonej delegacji, pracownik wprowadza faktury do obiegu dokumentów. Na podstawie zawartych w nich informacji składa wniosek o zwrot należności. Dokumenty są automatycznie rejestrowane i przekazywane do akceptacji do działu księgowości. Gdy faktury zostaną zaksięgowane, pracodawca zweryfikuje kwotę podaną we wniosku, a następnie zleci wypłatę należności. Gdy pracownik otrzyma swoje środki, delegacje krajowe zostają uznane za zakończone.