Delegacje zagraniczne jak rozliczyć? Elektroniczny obieg dokumentów okazuje się ogromnym udogodnieniem w firmach, które często wysyłają swoich pracowników na delegacje zagraniczne i wyjazdy służbowe. Z pomocą nowoczesnego oprogramowania, obsługa delegacji przebiega dużo sprawniej, co oferuje duże korzyści zarówno przedsiębiorcy, jak również samemu pracownikowi, który może szybciej otrzymać należne środki. Warto jednak zadbać o prawidłowy system planowania delegacji zagranicznych.
Delegacje zagraniczne – jak powinno wyglądać ich planowanie?
Z góry ustalony system planowania delegacji zagranicznych pozwala uniknąć nieporozumień wynikających z nadmiernych kosztów wygenerowanych przez pracownika. Oprogramowanie eDokumenty może pomóc w uzyskaniu sprawnego przepływu informacji pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w aspekcie planowania delegacji. Pracownik otrzymuje dyspozycje, a następnie orientuje się w kwestii kosztów podróży, noclegu i wyżywienia. Następnie wysyła informację zwrotną z proponowanymi warunkami i spodziewanymi kosztami delegacji.
Jeśli są one spójne z oczekiwaniami pracodawcy, delegacja zagraniczna zostaje zatwierdzona. Pracownik organizuje transport oraz nocleg, a także planuje swoje działania w trakcie delegacji. Wszystkie wydatki dokumentuje fakturami, które następnie pozwolą uzyskać zwrot środków. Po powrocie, faktury z delegacji są wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po ich akceptacji oraz rozliczeniu, delegacje zagraniczne zyskują status zakończonych.
Co składa się na koszty delegacji zagranicznej?
Podstawą w planowaniu delegacji jest obliczenie spodziewanych kosztów. Pracownik może zaproponować wstępne warunki, na które przystanie pracodawca. W innym wariancie to pracodawca oblicza koszty, a następnie wyznacza limit, w którym powinien zmieścić się pracownik. Wcześniejsze obliczenie kosztów delegacji zagranicznych pozwala zapobiec sytuacjom, w których wydatki okazują się znacznie wyższe od tych, których spodziewał się pracodawca.
Planując delegacje zagraniczne należy jednak zachować pewną elastyczność. W trakcie podróży służbowej, pracownik może zostać zmuszony do nadprogramowych wydatków. Zbyt rygorystyczny limit wpłynie zatem niekorzystnie na komfort pracownika. Tymczasem, najistotniejsze jest zrealizowanie konkretnego celu, w którym zapoczątkowana została delegacja. Kalkulator delegacji zagranicznych pozwala uwzględnić dowolny margines błędu z tytułu nieoczekiwanych wydatków. Na ich podstawie pracodawca może zaoferować pracownikowi limit dający komfortowe warunki.
Obowiązki pracownika względem delegacji i wyjazdu służbowego.
Jeśli pracownik nigdy wcześniej nie był w delegacji na rzecz obecnego pracodawcy, warto zadbać o krótkie szkolenie. W praktyce ogranicza się to do zaprezentowania głównych zasad obowiązujących w delegacji. Pracownik powinien zostać wyczulony na punkcie dokumentowania swoich wydatków. To na podstawie faktur pracownik może otrzymać zwrot środków, natomiast firma odliczyć koszty prowadzenia działalności. Jeśli pracownik będzie samodzielnie wprowadzał dokumenty do obiegu firmowego, warto uprzednio pokazać, w jaki sposób można prawidłowo zarejestrować dokument.
Delegacje zagraniczne – obsługa w systemie eDokumenty.
Jeśli Twoja firma często organizuje delegacje zagraniczne, oprogramowanie eDokumenty pozwoli na zaoszczędzenie czasu oraz szybszą obsługę wyjazdów służbowych. System oferuje liczne narzędzia oraz funkcje oparte o nowoczesne metody zarządzania. W obrębie systemu, pracownik i pracodawca mogą wspólnie zaplanować delegację z uwzględnieniem spodziewanych kosztów. Po zakończonej delegacji, pracownik może łatwo dodać do obiegu systemowego faktury dokumentujące wydatki, a następnie złożyć wniosek o zwrot należnych środków. Dział księgowości weryfikuje i akceptuje wprowadzone dokumenty. Jeśli są one zbieżne z kwotą podaną we wniosku, delegacje zagraniczne zostają pomyślnie rozliczone, a pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów.