Elektroniczne zarządzanie dokumentacją – jakie korzyści oferuje wdrożenie nowoczesnego systemu?
Każda firma boryka się z problemem czasochłonnego zarządzania dokumentacją, która wymaga należytej ochrony oraz archiwizacji. W przypadku dużych firm, problemem jest również zachowanie idealnego porządku w obiegu dokumentów. EZD, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system, który znacznie upraszcza procedury oraz pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu poprzez uporządkowanie wszystkich etapów zarządzania dokumentacją.
Na czym konkretnie polega elektroniczne zarządzenie dokumentacją (EZD)?
EZD to całościowy system informatycznych, który umożliwia dokumentowanie wszystkich działań, gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, a także wykonywanie czynności kancelaryjnych. Z pomocą nowoczesnego systemu EZD można również stworzyć bezpieczny i efektywny obieg dokumentów w firmie. Skraca to czas potrzebny do wykonania konkretnych czynności, wymagających pełnej dokumentacji. Jednocześnie, z pomocą EZD można zarządzać papierowymi wersjami dokumentów, które muszą być archiwizowane.
Jakie korzyści może zaoferować nowoczesny system EZD?
Porządek w dokumentacji firmowej to czynnik, który wpływa na maksymalizację zysków. Pozwala bowiem uniknąć opóźnień, które narażają firmę na straty. Z pomocą systemu EZD można również uzyskać szybszy przepływ informacji, a to za sprawą prostej akceptacji i dekretacji dokumentów, które są na bieżąco dodawane do systemu. Pakiet narzędzi pozwala w pełni dostosować sposób wyświetlania dokumentów oraz katalogować dokumenty w wybranych kategoriach.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją obejmuje również rejestrację wszelkiej korespondencji, zarówno w formie papierowej, jak również elektronicznej. Można ją podzielić na różne kategorie, np.: wychodzącą, przychodzącą, wewnętrzną, priorytet, polecony i wiele więcej. To od Ciebie zależy, w jaki sposób wykorzystasz panel EZD to uzyskania optymalnych efektów w zarządzaniu dokumentacją. Reasumując wszystkie korzyści techniczne, dysponując takim systemem maksymalizujesz zyski, zmniejszasz ryzyko opóźnień i związanych z tym strat, a także oszczędzasz czas i energię.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do EZD?
Współczesne firmy mają do dyspozycji nowoczesne systemy informatyczne, które znacznie uproszczają zarządzanie własną firmą. Nie inaczej jest w aspekcie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Świetnym przykładem takiego oprogramowania jest system eDokumenty, który znajduje zastosowanie w coraz większej liczbie firm.
Dużą zaletą oprogramowania jest jego elastyczność. Użytkownicy mogą korzystać z licznych narzędzi, aby wprowadzić idealny porządek, zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Wdrażanie tego systemu we własnej firmie jest niezwykle proste i nie wymaga czasochłonnych szkoleń. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system niezwykle popularny, który od lat jest wykorzystywany w dużych firmach. Obecnie, coraz większa liczba małych i średnich firm wprowadza takie systemy, zdając sobie sprawę z potencjalnych korzyści i zysków.