eDokumenty workflow, a elektroniczny obieg dokumentów w firmie. System eDokumenty zapewnia, że właściwe informacje i dane trafiają do odpowiednich osób we właściwym czasie. I ten właściwy czas tutaj omówimy.
eDokumenty workflow – jak wygląda.
Zautomatyzowany przepływ pracy, czyli określenie ścieżki obiegu dokumentów zgodnie ze strukturą organizacyjną pozwala w dzisiejszych czasach na dotrzymanie kroku procesom biznesowym i ostrzeżenie menadżera o działaniach lub bezczynności pracowników.
Zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której do firmy trafia kara umowna z określonym terminem płatności. Organizacja nie posiada systemu eDokumentów. Co się dzieje?
Dokument zostaje przyjęty w sekretariacie i rozpoczyna swój obieg. Trafia do pracownika działu, który powinien taką karę opisać i przesłać dalej do akceptacji. Niestety w natłoku zadań odkłada dokument na później. Czas płynie i pracownik dokładając kolejne dokumenty, zapomina o karze, którą miał się zająć. Skutkuje to tym, że określony w karze termin płatności upływa. Może skutkować to potencjalną utratą klienta. Ponieważ nikt nie chce współpracować z firmą, która nie dotrzymuje terminów płatności.
I tu pojawia się rozwiązanie problemu: eDokumenty!
Dokument trafiając do Sekretariatu/Biura podawczego od razu rozpoczyna swój obieg dokumentów w firmie. Trafiając do odpowiedniego pracownika, który jest o tym informowany mailowo lub po zalogowaniu się do aplikacji otrzymuje odpowiedni komunikat o pojawieniu się dokumentu. Jeśli nawet nie opisze go od razu, to system będzie cyklicznie przypominał mu o konieczności opisania dokumentu i przesłaniu dalej do akceptacji. Dzięki systemowi eDokumenty eliminujemy sytuację, w której dokument zostanie zgubiony, zapomniany lub przysypany stertą innych dokumentów. eDokumenty automatycznie definiują kolejność opisywanych i wymaganych pól co pozwala na oszczędność czasu pracownika, który do tej pory musiał wykonywać wszystkie czynności ręcznie.
System eDokumenty / Ready i umowy.
Przedstawmy także drugi przypadek. Mamy w firmie osobę/osoby zajmujące się umowami. System eDokumenty zapewnia szybki dostęp do zeskanowanych umów i przesyła je do odpowiedniego działu lub osoby potrzebującej danej umowy. Skraca to znacząco czas wyszukiwania i zmniejsza koszty kopiowania dokumentów. Dokumenty są automatycznie generowane w postaci elektronicznej. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której dokument z jakiegoś powodu ulega zawieruszeniu. System edokumenty pozwala zarządzać wszystkimi informacjami, projektami i umożliwia rygorystyczne stosowanie zasad dotyczących procesu obiegu dokumentów.
Zwiększona wydajność i produktywność pracowników pozwala na zaoszczędzenie ok 6000 godzin rocznie lub od 2 do 4 pełnych etatów.
Wypróbuj oprogramowanie, które zagwarantuje Ci:
- Inteligentne metody wyszukiwania po dowolnych kryteriach.
- Uproszczony sposób przekazywania dokumentów.
- Zmniejszeniu ilości błędów roboczych i administracyjnych, dzięki automatycznemu rozpoznawaniu OCR i indeksowaniu.
eDokumenty to rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które zapewnia Twoim pracownikom natychmiastowy dostęp do informacji, co pozwala im podejmować lepsze decyzje w kwestiach wpływających na zyski Twojej firmy.
Dzięki zarządzaniu dokumentacją cyfrową Twoi pracownicy będą mogli wspierać Twój biznes, pracować i współpracować bardziej efektywnie oraz podejmować lepsze decyzje.
Skontaktuj się z nami, żeby przyspieszyć pracę w Twojej firmie.