E-dokumenty i delegacje.
Zanim pracownik odbędzie delegację, powinien uzyskać zgodę pracodawcy. Jeśli potrzebuje zaliczki, formalności będzie jeszcze więcej, a po powrocie z wyjazdu służbowego zacznie się czasochłonny proces jego rozliczania. Standardowy sposób obsługi delegacji ma wiele wad. Aby go usprawnić, wiele firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów(zawierających elektroniczne delegacje). Celem jest oszczędność czasu i zwiększenie wydajności działu kadr, ale nie tylko.
Elektroniczne delegacje służbowe – na czym to polega?
Jeśli w firmie obowiązuje papierowy obieg dokumentów, uzyskanie akceptacji na wyjazd służbowy wymagać będzie osobistej wizyty w dziale kadr lub u przełożonego. Proces zbierania akceptacji nierzadko trwa długo i jest uciążliwy dla delegowanego pracownika. W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów pracownik ma możliwość korzystania z dostępnych w systemie formularzy delegacji i nie musi już ręcznie wypełniać wniosków. Wysyłając dokumenty drogą elektroniczną oszczędza czas i energię, a po powrocie z wyjazdu służbowego może liczyć na jego szybkie rozliczenie. Rachunki i faktury z delegacji można rejestrować już w trakcie wyjazdu, przy użyciu swojego smartfona, dzięki czemu na pewno nie ulegną zagubieniu. Na podstawie wprowadzonych przez pracownika do systemu dokumentów ustalana jest dieta i zaliczka. Wszystkie dotyczące delegacji dane dostępne są w jednym miejscu, co znacznie usprawnia dostęp do nich. Aby móc rozliczać wyjazdy służbowe drogą elektroniczną, wystarczy internetowa przeglądarka oraz dostęp do sieci.
Elektroniczne delegacje – zalety rozwiązania.
Jest ich wiele. Z punktu widzenia pracownika rozliczanie kosztów wyjazdów służbowych staje się dużo prostsze i nie zajmuje dużo czasu. Aby uzyskać informacje o akceptacji delegacji lub ich rozliczeniu, wystarczy kilka kliknięć. Ze względu na sprawniejszy obieg dokumentów delegację pracownika rozliczane są szybciej, a on sam może liczyć na błyskawicznie wypłacony zwrot kosztów. A pracodawca? Dzięki elektronicznym delegacjom zyskuje większą kontrolę nad związanymi z nimi wydatkami, a także dostęp do automatycznie generowanych raportów. Wszelkie związane z wyjazdami służbowymi informacje wyświetlane są w sposób przejrzysty i uporządkowany. To oznacza sporą oszczędność czasu. Dzięki elektronicznym delegacjom dział kadr ma znacznie mniej pracy, a ryzyko pomyłek zostaje zminimalizowane.
Elektroniczne delegacje – kalkulator nie będzie potrzebny.
Rozliczanie delegacji z dostępnymi w ofercie naszymi modułami e-dokumentów przebiega automatycznie i nie wymaga użycia kalkulatora. W systemie można szybko rozliczyć zarówno wyjazdy krajowe, jak i zagraniczne. Ze względu na zmianę waluty rozliczanie służbowych wyjazdów zagranicznych jest nieco bardziej skomplikowane niż w przypadku delegacji krajowych. Korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów można jednak ułatwić sobie zadanie. System obsługuje wiele walut i uwzględnia ich aktualny kurs. Automatycznie wylicza diety nie tylko dla wyjazdów krajowych, ale też zagranicznych. To bez wątpienia najlepsze rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić procesy ewidencjonowania i rozliczania delegacji. Aby je wdrożyć lub uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami.