Akceptacja i obieg faktur w firmie – jak wybrać dobry program? Prawidłowe funkcjonowanie firmy w dużej mierze zależy od sprawnego zarządzania dokumentami. Tylko w ten sposób można uporządkować budżet i przyspieszyć czas realizacji faktur. W wielu firmach o zasięgu międzynarodowym nie jest to łatwe zadanie. Dużym udogodnieniem może być nowoczesne oprogramowanie eDokumenty / Ready, którego głównym zadaniem jest szybka akceptacja faktur. To sprawdzony sposób na uporządkowanie i ustrukturyzowanie dokumentacji online.
Obieg faktur – jakie problemy powoduje nieporządek w dokumentacji firmowej?
Wiele firm przekonało się o tym, jak duże znaczenie ma uporządkowana dokumentacja, ze szczególnym naciskiem na faktury oraz dokumenty finansowe. W przypadku samej dokumentacji papierowej często pojawiają się następujące problemy:
- Opóźnione płatności uniemożliwiające zamknięcie i podsumowanie miesiąca,
- Zagubione dokumenty, które generują dodatkowe opóźnienia związane z koniecznością szukania lub uzyskania duplikatu potrzebnego pisma,
- Czasochłonne wprowadzenie danych do rejestru online,
- Nierozliczone faktury narażające firmę na niepotrzebne straty.
Skutecznym rozwiązaniem problemu może być odpowiednio uporządkowana dokumentacja online. W tym celu potrzebny jest jednak dobry program, który pozwoli bezpiecznie rejestrować dokumenty oraz sprawdzać ich status. Oprogramowanie eDokumenty / Ready to skuteczne rozwiązanie dla firm, dla których szybka akceptacja faktur i kontrola budżetu jest szczególnie istotna.
Akceptacja i obieg faktur – sprawdź, co dzieje się z dokumentem.
Odpowiednie oprogramowanie kontroluje cały obieg dokumentów. Możesz sprawdzić, kiedy dany dokument został wystawiony i wysłany do kontrahentów. Zyskujesz potwierdzenie, że dany dokument dotarł do nadawcy i kiedy został otworzony. Uporządkuje również dokumenty nadsyłane do Twojej firmy. Starannie zaprojektowany design programu sprawia, że możesz w jednym miejscu sprawdzić status wszystkich dokumentów firmowych.
Szczególnie ważnym elementem jest akceptacja faktur, która pozwala uporządkować budżet, a także zapoznać się z aktualną sytuacją finansową firmy. Jest to niezbędne zarówno do rozliczeń podatkowych, regulowania płatności z kontrahentami, wypłacania pensji pracownikom, a także planowania wszelkich działań wymagających dodatkowych nakładów finansowych. W skrócie, jeden program pozwala skutecznie i łatwo zarządzać wszystkimi finansami firmy.
Akceptacja faktur – zarządzanie firmą w dowolnym miejscu i czasie.
Program przeznaczony do porządkowania dokumentów online jest ogromnym udogodnieniem dla przedsiębiorców, którzy stale podróżują i często znajdują się poza biurem. Z pomocą programu możesz mieć wgląd w finanse firmy niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz. Dzięki temu, nie musisz obawiać się sytuacji, w których Twoja obecność w biurze jest niezbędna w danym momencie. Nowoczesne oprogramowanie akceptacja i obiegu faktur dla firm znacząco ułatwia efektywne zarządzanie oraz delegowanie zadań. W każdej chwili masz pełną kontrolę nad finansami Twojej firmy.
Kto będzie miał dostęp do Twoich dokumentów?
W programie można uwzględnić wszystkich pracowników, których zadania są bezpośrednio związane z finansami firmy. Możesz wybrać pracownika i udzielić konkretne uprawnienia do wybranych dokumentów. Akceptacja faktur to zadanie powierzane zwykle pracownikom w dziale kadr i księgowości. To oni zajmą się rozliczeniami, tworzeniem raportu finansowego, a także wypłacaniem pensji pracownikom. W programie eDokumenty / Ready zastosowano nowoczesne najnowocześniejsze zabezpieczenia, które sprawiają, że Twoja dokumentacja online jest dostępna wyłącznie dla osób, którym udzielisz odpowiedniego uprawnienia.
Akceptacja i obieg faktury – czyli korespondencja firmowa powiązana z programem.
Mechanizm OCR pozwala na zintegrowanie projektu ze firmowym adresem email. Oprogramowanie rozpoznaje dokumenty i automatycznie dodaje je do systemu, co umożliwia zaoszczędzenie czasu. W systemie znajdą się wszystkie faktury zakupu oraz sprzedaży. Możesz się z nimi zapoznać i zweryfikować ich poprawność. Jeśli wszystko się zgadza, pozostaje jedynie akceptacja faktur, potrzebna do opłacenia należności, a także wysłania faktur oczekujących na zapłatę.
Dlaczego warto zainwestować w program do akceptacji i obiegu faktur?
W ten sposób oszczędzasz zarówno czas i pieniądze. Przede wszystkim, proces rejestracji dokumentów jest uproszczony i zautomatyzowany, co oznacza ogromne udogodnienie dla przedsiębiorcy oraz pracowników odpowiedzialnych za księgowość. W jednym miejscu dostępne są wszystkie dokumenty nadesłane przez kontrahentów, jak również dokumenty oczekujące na wysłanie.
Program powstał na podstawie sprawdzonych zasad organizacji i zarządzania firmą. Postawiono na prostotę i maksymalną czytelność, aby wykonywanie zadań w obrębie programu było proste oraz intuicyjne. Oprogramowanie eDokumenty / Ready bazuje na bardzo dobrych zabezpieczeniach, dzięki czemu, Twoja dokumentacja online jest w pełni bezpieczna. Sprawna akceptacja i obieg faktur, to podstawa uporządkowanego budżetu. Niezależnie od czasu i miejsca możesz zapoznać się z aktualną sytuacją finansową firmy i podjąć wszystkie, niezbędne działania.