Archiwizacja dokumentów w firmie – jak usprawnić ten proces? Ważne dokumenty firmowe muszą być przechowywane przez wiele lat w formie papierowej. Dokumentacja związana z rozliczeniami jest archiwizowana także w formie elektronicznej. Musimy pamiętać, że archiwum dokumentów to nie tylko zbiór papierów i plików, które trzymamy wyłącznie z obowiązku. Bardzo często zachodzi konieczność odnalezienia ważnych dokumentów z ostatnich lat. Wówczas możemy sprawdzić, czy dotychczas stosowana archiwizacja dokumentów była prawidłowa. Usprawnienie tego procesu może zaoferować firmom wiele korzyści.
Archiwizacji dokumentów – klucz do sukcesu firmy.
Coraz większa liczba firm obsługuje dokumenty papierowe w formie elektronicznej. Są one rejestrowane w specjalnym systemie, a następnie katalogowane w różnych kategoriach. Co więcej, można sprawdzić, gdzie aktualnie znajduje się oryginał dokumentu w wersji papierowej. Plusy takiego rozwiązania są ogromne – pracownicy w każdej chwili mogą odnaleźć niezbędne dokumenty i pozyskać informacje potrzebne do wykonania swoich obowiązków.
Jeśli archiwizacja dokumentów nie była prowadzona z należytą starannością, szybko pojawią się opóźnienia wynikające z problemem odnalezienia niezbędnych dokumentów. Prawdziwe problemy pojawią się w sytuacji, gdy potrzebne dokumenty zostały zagubione. Naraża to firmę na poważne straty finansowe, ale również wizerunkowe. Kluczem do sukcesu jest sprawny system EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją. W wielu firmach jest to absolutna podstawa prawidłowo funkcjonującego sekretariatu.
Nowoczesne systemy do wydajnej archiwizacji dokumentów.
Firmy poszukują sprawdzony systemów, które pozwolą skrócić czas potrzebny do archiwizacji dokumentów. Oprogramowanie do EZD jest od lat stosowane w większych firmach, a obecnie, także małe i średnie firmy chętnie wdrażają takie systemy u siebie. Z ich pomocą można rejestrować dokumenty papierowe w systemie, katalogować, prowadzić czynności kancelaryjne, a także akceptować i dekretować dodawane pisma. Oprogramowanie zapewnia szybszy przepływ informacji oraz pozwala bez trudu namierzyć dokument w formie papierowej.
Nowoczesne systemy pozwalają również łatwiej zarządzać korespondencją, zarówno w formie elektronicznej, jak również papierowej. System daje możliwość elastycznego katalogowania dokumentów poprzez ich uporządkowaną archiwizację. Świetnym przykładem nowoczesnego oprogramowania EZD jest system eDokumenty / Ready_ ™, z pomocy którego korzysta coraz większa liczba firm.
Jakie korzyści może zaoferować system do archiwizowania dokumentów?
Jakie argumenty przemawiają na korzyść elektronicznego zarządzania dokumentacją? Możemy wymienić szeroki wachlarz korzyści, jaki zaoferuje firmom nowoczesne oprogramowanie. Prawidłowa archiwizacja dokumentów przyniesie następujące efekty:
- Znaczne usprawnienie pracy całego sekretariatu,
- Dokumenty papierowe i elektroniczne przechowywane w idealnym porządku,
- Usprawniony przepływ informacji,
- Unikanie opóźnień związanych z problemem odnalezienia dokumentów,
- Szybki dostęp do pełnej dokumentacji oraz korespondencji,
- Oszczędność czasu w wielu obszarach prowadzenia firmy,
- Maksymalizacja zysków wynikająca ze sprawniejszego działania firmy.
To pokazuje, jak odpowiedzialną rolę w każdej organizacji pełni prawidłowa archiwizacja dokumentów. Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z potencjalnych korzyści i decyduje się na wybór nowoczesnego oprogramowania informatycznego. Efekty takiego rozwiązania są szczególnie imponujące w perspektywie długoterminowej. Największe zyski można zaobserwować w dużych firmach, w których archiwizacja dokumentów jest szczególnie kosztownym przedsięwzięciem.
Jak wybrać system do archiwizacji dokumentów?
Każda firma preferuje nieco inny system archiwizacji oraz zarządzania dokumentacją. W związku z tym, dobry program powinien odznaczać się elastycznością, która pozwala dopasować dostępne funkcje do potrzeb firmy. Świetnym przykładem jest system eDokumenty / Ready_ ™, w którym możemy skorzystać z bogatego panelu narzędzi. Ważnym kryterium wyboru jest zakres możliwości, a także cena wybranego oprogramowania. Usystematyzowane działania przedsiębiorstwa sprawią, że taki wydatek szybko się zwróci i zaoferuje firmie dodatkowe zyski.
Archiwizacja dokumentów – Czy warto?
Zdecydowanie tak! Wydajna archiwizacja dokumentów oznacza dużą oszczędność czasu oraz maksymalizację zysków, wynikającą z szybszego i sprawniejszego działania wielu działów. Nowoczesne oprogramowania usprawniają komunikacje firmową oraz dbają o nienaganny przepływ informacji. Przedsiębiorcy mogą być pewni, że niezależnie od sytuacji, w każdej chwili będzie można odnaleźć niezbędne dokumenty oraz korespondencję z ostatnich lat. Efekty są widoczne szczególnie w dużych firmach, ale również średnie i małe przedsiębiorstwa mogą liczyć na szereg korzyści. Nie dziwi zatem fakt, że z roku na rok przybywa firm korzystających z nowoczesnych systemów EZD.