Dekretacja dokumentów księgowych – to proces zatwierdzenia dokumentu i zapisywania go w systemie komputerowym firmy. W ten sposób, dokument trafia do obiegu, jako pozytywnie zweryfikowany. Operacje związane z danym dokumentem mogą być kontynuowane, np. otrzymana faktura może zostać opłacona. Dekretacja i akceptacja dokumentów księgowych to bardzo ważny i odpowiedzialny proces, w którym pomocne może się okazać nowoczesne oprogramowanie.
Na czym polega akceptacja dokumentów?
Duże firmy każdego dnia otrzymują dziesiątki różnych pism, dokumentów oraz faktur. Są one rejestrowane w systemie komputerowym. Zanim jednak zyskają status wykonalności, muszą zostać pomyślnie zweryfikowane. Odpowiada za to dział księgowości, posiłkujący się specjalnym oprogramowaniem. Dopiero po pomyślnym sprawdzeniu dokumentu, jest on wprowadzany do systemu z odpowiednią adnotacją. To nic innego jak akceptacja dokumentów księgowych.
Dekretacja dokumentów księgowych – Czym właściwie jest?
Otrzymywane dokumenty często wiążą się z podjęciem konkretnych działań. Przykładowo, nadesłane faktury czekają na opłacenie. Zanim jednak tak się stanie, dany dokument musi zostać zaakceptowany i wprowadzony do systemu. Sama dekretacja dokumentów polega na zleceniu wykonania danej czynności oraz wskazaniu strony odpowiedzialnej za jej wykonanie. W ten sposób, dział księgowości otrzymuje zadekretowane faktury, które następnie podlegają opłaceniu.
Dekretacja dokumentu wymaga umieszczenia w systemie stosownych informacji, takich jak np. data dekretu, numery konta, dane stron biorących udział w danej transakcji. Dekretacja obejmuje podpis osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie procedury wynikającej z dokumentacji.
Dlaczego akceptacja i dekretacja dokumentów są tak istotne?
Jest to związane z obowiązującymi przepisami, opisanymi w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z przepisami, firmowy dokument musi zawierać: rodzaj, numer, strony biorące udział w operacji gospodarczej, szczegółowy opis zdarzenia, a także wartości zawartej transakcji. Akceptacja i dekretacja dokumentów to procedura, która zatwierdza poprawność tychże dokumentów i kieruje je do dalszej realizacji. Firmy mają jednak dowolność, jeśli chodzi o wybór metody dekretacji. Szybszym i wygodniejszym rozwiązaniem są e dokumenty, czyli bazowanie na elektronicznym systemie.
Jakie korzyści oferuje elektroniczna dekretacja dokumentów?
Firmy mogą korzystać z nowoczesnego oprogramowania do akceptacji i dekretacji dokumentów. W ten sposób, e-dokumenty szybciej trafiają do systemu jako pozytywnie zweryfikowane, co zapoczątkuje wykonanie operacji gospodarczej. To duże udogodnienie dla całego działu księgowości, ale również dla przedsiębiorcy, który może mieć wgląd w dokumenty w dowolnym miejscu i czasie. Doskonałym przykładem jest chociażby system eDokumenty / Ready_™ z wygodną aplikacją mobilną, dzięki której, akceptacja i dekretacja dokumentów jest możliwa także za granicą. Efektem końcowym jest sprawniejsze działanie całej firmy.