Dziennik korespondencji – nowoczesne wygodne rozwiązania dla firm. Korespondencja przychodząca musi być starannie zapisywana i archiwizowana, tak, aby nawet po wielu miesiącach bez trudu można było dotrzeć do konkretnego listu lub maila. W tym celu, firmy prowadzą specjalny dziennik korespondencji, w którym zapisywana jest zarówno korespondencja papierowa, jak również ta w formie elektronicznej. Jak wdrożyć dziennik korespondencji w firmie i jakie możliwości oferuje to rozwiązanie?
Dziennik korespondencji – czym jest?
W dzienniku korespondencji zapisywane są wszystkie listy, e-maile, faksy oraz inne formy korespondencji przychodzącej do Twojej firmy. W tym miejscu można również planować korespondencję wychodzącą, wraz z datą nadania pisma. Rozwiązanie to jest znane od wielu lat. Już w na początku XIX wieku stosowały je kancelarie na terenie Prus. Wzór dziennika korespondencji na przestrzeni lat nie uległ poważnym zmianom. Wprowadzono jednak nowoczesne systemy, które znacznie przyspieszają i ułatwiają prowadzenie takiego rejestru.
Samodzielne wdrożenie dziennika korespondencji w firmie.
Do prowadzenia dziennika korespondencji nie jest wymagana specjalistyczne oprogramowanie. Równie dobrze wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny, taki jak np. Excel. Możemy tu przygotować własny szablon lub wybrać gotowy wzór dziennika korespondencji, który bez trudu znajdziemy w sieci. W takim pliku notowane są szczegółowe informacje związane z korespondencją firmową: kiedy nadeszło dane pismo? Kto jest jego nadawcą? Gdzie możemy znaleźć interesującą nas korespondencję? Rejestr wprowadza w firmie duży porządek i sprawia, że w każdej chwili możemy cofnąć się do korespondencji sprzed kilku lat, namierzając konkretny list lub email.
Nowoczesne systemy do prowadzenia dziennika korespondencji.
Arkusz kalkulacyjny może się okazać niewystarczający, szczególnie w dużych firmach, które każdego dnia otrzymują setki listów oraz e-maili. Ręczne wprowadzenie wszystkich informacji byłoby niezwykle czasochłonne i zajmowało większość czasu pracy sekretariatu. W związku z tym, możemy postawić na elektroniczny dziennik korespondencji, w którym wiele czynności zostało zautomatyzowanych. Dzięki temu, rejestrowanie i archiwizowanie poszczególnych listów, e-maili oraz faksów staje się dużo prostsze. Coraz większa liczba nowoczesnych firm wprowadza to rozwiązanie w swoim sekretariacie.
Dziennik korespondencji – korzyści dla firmy.
Przejrzysty i skrupulatnie prowadzony dziennik korespondencji oznacza nienaganny porządek oraz możliwość dotarcia do dowolnego pisma w każdej chwili. Każdy otrzymany list, email czy fax otrzymuje swój odrębny numer identyfikacji i pozostaje w systemie przez wiele lat. Jest to szczególnie istotne w przypadku dużych firm, które nawet po kilku latach muszą czasami wrócić do starszej korespondencji. Taki system stanowi także duże udogodnienie dla sekretariatu, który szybciej rejestruje i archiwizuje pocztę, zyskując dodatkowy czas na inny obszar obowiązków. Skontaktuj się z firma Plansoft i poznaj możliwości systemu eDokumenty / Ready.