Elektroniczne faktury, czyli milowy krok w stronę sprawnego działania firmy. Papierowy obieg dokumentów z roku na rok traci na popularności. Miejsce drukowanych dokumentów zajmują stopniowo elektroniczne, do których należy e-faktura. Jakie plusy wiążą się z zastąpieniem tradycyjnych faktur ich elektronicznymi odpowiednikami? Sprawdź, jak wdrożenie e-faktur może wpłynąć na działalność Twojej firmy i jakie korzyści może przynieść dla Twojego biznesu.
Faktura w formie elektronicznej – oszczędność dla firmy
Tworzenie faktur w formie papierowej wymaga często przepisywania informacji, takich jak dane kontrahenta czy szczegóły transakcji. To może zajmować pracownikom działu finansowego sporo czasu i ograniczać ich wydajność. Aby wygenerować e-fakturę wystarczy kilka chwil. Można to zrobić na podstawie zewidencjonowanych zamówień lub poprzez wypełnienie danych w systemie. Błyskawiczne tworzenie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej sprzyja więc oszczędności czasu. Pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach, zamiast tracić cenne minuty i godziny na przepisywanie dokumentów i tworzenie kolejnych. E-faktura nie wymaga papieru i drukowania. Rezygnując z papierowego obiegu dokumentów możemy więc sporo zaoszczędzić. Niższe koszty związane są nie tylko z powstawaniem elektronicznych faktur, ale też z ich wysyłaniem i przechowywaniem.
E-faktura – bezpieczeństwo danych.
Warto wiedzieć, że poza formatem elektroniczne faktury niczym nie różnią się od tradycyjnych. Zawierają te same elementy, czyli m.in. dane stron transakcji, oznaczenie usługi lub towaru wraz z ich miarą, datę oraz wysokość kwoty i podatku. Zarówno polskie, jak i europejskie prawo dopuszcza możliwość wystawiania i wysyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania ich w elektronicznym archiwum. E-faktura jest więc zgodną z obowiązującymi przepisami formą dokumentu sprzedaży, a dane w niej zawarte są w pełni bezpieczne. Dostęp do przechowywanych w systemie dokumentów zyskują wyłącznie posiadające odpowiednie uprawnienia osoby. Dodatkowo, ryzyko niedostarczenia dokumentu jest znacznie mniejsze niż w przypadku wysyłki drogą pocztową. W przeciwieństwie do papierowej faktury, elektroniczna nie jest podatna na uszkodzenia mechaniczne. Niełatwo także ją zgubić.
Elektroniczne faktury – akceptacja dokumentów
Po wygenerowaniu e-faktury dokument zostaje wysłany poprzez system do akceptacji. Aby go zatwierdzić, wystarczy jedno kliknięcie. Wówczas e-faktura zyskuje status gotowej do wysyłki. Takie rozwiązanie usprawnia działalność firmy i przyspiesza obieg dokumentów. Wszystkie etapy związane z powstawaniem dokumentów sprzedaży, ich przetwarzaniem, gromadzeniem i wysyłaniem zachodzą znacznie szybciej niż w przypadku tradycyjnych, papierowych faktur. Zaakceptowane i podpisane elektronicznie faktury możesz wysłać do wszystkich odbiorców jednocześnie. Uzyskanie potwierdzenia doręczenia faktury stanowi gwarancję, że dokument trafił w ręce kontrahenta. Wcześniej jednak klient musi wyrazić zgodę na otrzymanie faktury w wersji elektronicznej. Wyjątek stanowią e-faktury w administracji publicznej. Jednostki publiczne mają bowiem obowiązek ich odbioru.
Elektroniczna faktura – wygodne przechowywanie.
Gromadzenie oraz przechowywanie faktur w wersji papierowej zwykle niesie za sobą sporo problemów. Odszukanie określonego dokumentu lub utrzymanie porządku w stosie papierowych faktur stanowi dla pracowników niemałe wyzwanie. Faktury giną wśród innych faktur i pojawia się chaos. W przypadku faktur elektronicznych nie może jednak być o nim mowy. Wszystkie dokumenty przechowywane są w systemie, a odszukanie konkretnej faktury zajmuje tylko kilka chwil. To oznacza wygodę, porządek oraz większą wydajność. Każda faktura elektroniczna jest automatycznie rozpoznawana, weryfikowana i przetwarzana przez system. Koszty przechowywania dokumentów są znacznie niższe niż w przypadku ich archiwizacji w papierowej formie. Aby zyskać dostęp do e-faktur potrzebujesz tylko komputera oraz przeglądarki internetowej. Praktyczna aplikacja pozwoli Ci zarządzać dokumentami z dowolnego miejsca, nie tylko z biura.
Elektroniczne faktury – szybciej, wygodniej, łatwiej.
Automatyczne uzupełnianie pól (OCR) w trakcie wystawiania faktury, rejestracja faktur bezpośrednio ze skrzynki e-mail i łatwe tworzenie praktycznych map akceptacji sprzyja wygodzie pracowników oraz wydajności ich pracy. Prosty dostęp do zestawień faktur pozwala na uzyskanie większej kontroli nad finansami firmy, a często także stanowi pomoc w podejmowaniu ważnych dla biznesu decyzji. Warto wiedzieć, że e-faktura stanowi najbardziej preferowany sposób otrzymywania dokumentów sprzedaży wśród klientów. Aby wdrożyć system elektronicznego obiegu faktur w Twojej firmie i zintegrować go z systemem ERP, skontaktuj się z nami. Plansoft oferuje rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb naszych klientów, profesjonalne wsparcie na poziomie technicznym oraz fachowe doradztwo na każdym etapie wdrożenia modułu. Działamy w oparciu o sprawdzoną i niezawodną technologię, dzięki której błyskawicznie usprawnisz wszelkie procesy generowania i przetwarzania faktur w Twojej firmie.