![](https://plansoft.pl/wp-content/uploads/2021/08/ezd-1024x1024.png)
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją – jakie korzyści oferuje wdrożenie nowoczesnego systemu?
Każda firma boryka się z problemem czasochłonnego zarządzania dokumentacją, która wymaga należytej ochrony oraz archiwizacji. W przypadku dużych firm, problemem jest również zachowanie idealnego porządku w obiegu dokumentów. EZD, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system, który znacznie upraszcza procedury oraz pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu poprzez uporządkowanie wszystkich etapów zarządzania dokumentacją.
![obieg dokumentow](https://plansoft.pl/wp-content/uploads/2021/02/obieg-dokumentow-workflow-1024x536.png)
Na czym konkretnie polega elektroniczne zarządzenie dokumentacją (EZD)?
EZD to całościowy system informatycznych, który umożliwia dokumentowanie wszystkich działań, gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, a także wykonywanie czynności kancelaryjnych. Z pomocą nowoczesnego systemu EZD można również stworzyć bezpieczny i efektywny obieg dokumentów w firmie. Skraca to czas potrzebny do wykonania konkretnych czynności, wymagających pełnej dokumentacji. Jednocześnie, z pomocą EZD można zarządzać papierowymi wersjami dokumentów, które muszą być archiwizowane.
Jakie korzyści może zaoferować nowoczesny system EZD?
Porządek w dokumentacji firmowej to czynnik, który wpływa na maksymalizację zysków. Pozwala bowiem uniknąć opóźnień, które narażają firmę na straty. Z pomocą systemu EZD można również uzyskać szybszy przepływ informacji, a to za sprawą prostej akceptacji i dekretacji dokumentów, które są na bieżąco dodawane do systemu. Pakiet narzędzi pozwala w pełni dostosować sposób wyświetlania dokumentów oraz katalogować dokumenty w wybranych kategoriach.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją obejmuje również rejestrację wszelkiej korespondencji, zarówno w formie papierowej, jak również elektronicznej. Można ją podzielić na różne kategorie, np.: wychodzącą, przychodzącą, wewnętrzną, priorytet, polecony i wiele więcej. To od Ciebie zależy, w jaki sposób wykorzystasz panel EZD to uzyskania optymalnych efektów w zarządzaniu dokumentacją. Reasumując wszystkie korzyści techniczne, dysponując takim systemem maksymalizujesz zyski, zmniejszasz ryzyko opóźnień i związanych z tym strat, a także oszczędzasz czas i energię.
![korzysci edokumentow](https://plansoft.pl/wp-content/uploads/2021/02/korzysci-edokumentow-1024x1024.png)
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do EZD?
Współczesne firmy mają do dyspozycji nowoczesne systemy informatyczne, które znacznie uproszczają zarządzanie własną firmą. Nie inaczej jest w aspekcie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Świetnym przykładem takiego oprogramowania jest system eDokumenty, który znajduje zastosowanie w coraz większej liczbie firm.
Dużą zaletą oprogramowania jest jego elastyczność. Użytkownicy mogą korzystać z licznych narzędzi, aby wprowadzić idealny porządek, zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Wdrażanie tego systemu we własnej firmie jest niezwykle proste i nie wymaga czasochłonnych szkoleń. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system niezwykle popularny, który od lat jest wykorzystywany w dużych firmach. Obecnie, coraz większa liczba małych i średnich firm wprowadza takie systemy, zdając sobie sprawę z potencjalnych korzyści i zysków.