Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego Twoja firma potrzebuje takiego rozwiązania? Jednym z podstawowych działań każdej firmy jest obieg danych w postaci dokumentów, należą do nich m.in. faktury, noty księgowe, urlopy, delegacje.
Tradycyjne metody przekazywania, magazynowania i wyszukiwania dokumentów firmowych przechodzą do przeszłości. Zastępują je elektroniczne rozwiązania, w postaci systemów do automatyzacji procesów w firmach tzw. elektroniczny obieg dokumentów. Za pomocą systemu obiegu dokumentów można przechwytywać, przetwarzać, łączyć i automatyzować informacje papierowe w postaci informacji cyfrowych. Dokumenty mogą być przechowywane na serwerze firmowym lub w bazie danych w chmurze.
Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści
Lepszy i szybki przepływ informacji tzn. usprawnienie przepływu informacji. Obieg dokumentów wyklucza potrzebę przekładania dokumentów między biurkami pracowników. Dokumenty osadzone w systemie, mogą być dużo łatwiej wyszukiwane i organizowane. Obieg dokumentów pozwala na wgląd w to, kto i kiedy dany dokument otworzył i czy przekazał go dalej. Może też pomóc w weryfikacji dokumentów np. kto wydał zgodę na dane działanie.
Elektroniczny obieg dokumentów, a bezpieczeństwo.
Utrata danych to jedna z najbardziej wrażliwych kwestii dla firm. Aby zapobiec wykradaniu danych, pracownikom nadawane są odpowiednie uprawnienia i role. Pozwala to na pełną kontrolę działań pracowników w systemie. Warto dodać, że elektroniczna wersja dokumentów stanowi zabezpieczenie w przypadku zaginięcia lub zniszczenia wersji papierowych.
Elektroniczne dokumenty, to porządek w dokumentach Twojej firmy.
Większość firm boryka się z dużą liczbą faktur oraz innych dokumentów, które krążą wśród pracowników, a dezorganizacja i brak odpowiednich procesów może negatywnie wpłynąć na wykonanie ich zadań. Gdy wzrasta ilość operacji dokonywanych w dokumentach firmowych, wzrasta także liczba procesów takich jak weryfikacja, segregacja i zatwierdzanie. Może to doprowadzić do rosnącej liczby błędów, gubienia dokumentów, czy niedotrzymywania zobowiązań.
Korzystając z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Użytkownik w każdej chwili ma dostęp do wiedzy na jakim etapie jest dokument. Historia zdarzeń wykonywanych w systemie jest przechowywana przez cały proces obiegu dokumentu.
Użytkownik programu ma dostęp do wszystkich odpowiednich dokumentów, co ułatwia przestrzeganie wszystkich przepisów rządowych. Pamiętaj, że nieprzestrzeganie zasad zwykle nie kończy się dobrze dla większości firm.
Program pozwala również na intuicyjność obsługi i zminimalizowanie ilości danych niezbędnych do wprowadzenia dokumentu do systemu(OCR). W systemie można ustawić nadzorowanie cyklu życia dokumentu np. od powstania, do akceptacji umowy z kontrahentami i również eliminuje dublujące się czynności.
Pozostałe korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów:
– odciążenie pracowników od nudnych obowiązków,
– integracja różnych działów firm,
– możliwość szybkiej weryfikacji rzetelności kontrahentów na rynku krajowym, jak i europejskim (ogólnodostępne narzędzia VIES, GUS i Biała Lista VAT),
– przyspieszenie procesów,
– tworzenie raportów np: planowanie projektów, finansowych,
– lepsza kontrola dokumentów,
– szybkość wyszukania dokumentów w teczkach po numerach,
– bezpieczeństwo danych, zwłaszcza wrażliwych – np. danych osobowych,
– obróbka, archiwizacja i późniejsze wyszukiwanie potrzebnych papierów, pochłaniają dużo czasu, zwiększając koszty związane z zarządzaniem dokumentacją,
– prosty dostęp do dokumentów online przy jednoczesnej kontroli uprawnień użytkowników,
– zmniejszenie ilości czasu poświęcanego na wprowadzanie dokumentów,
– wysokie koszty druku dokumentów,
– skalowalność.
Podsumowanie elektronicznego obieg dokumentów.
Obieg dokumentów jest systemem, w który warto inwestować. Nie tylko sprawi, że zarządzanie firmą stanie się łatwiejsze i bardziej efektywne, ale również wpłynie na jej konkurencyjność. Dzięki elektronicznemu systemowi zarządzania dokumentami. Twój proces biznesowy zostanie usprawniony, wzrosną przychody. Twoi pracownicy z pewnością docenią łatwiejszą i wydajniejszą pracę. Twój biznes będzie się rozwijał szybciej i bardziej efektywnie.
Skorzystaj z analizy potrzeb Twojej firmy, skontaktuj się z nami już dziś!