Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie – co oferuje ten system? Urzędy każdego dnia obsługują tysiące petentów liczących na szybkie i sprawne załatwienie sprawy. Jest to możliwe tylko za sprawą nowoczesnych systemów, które automatyzują liczne czynności oraz sprawiają, że zarządzanie dokumentami staje się dużo prostsze. Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie. Na czym dokładnie polega ten system i jaki potencjał wnosi do administracji publicznej?
W jaki sposób działa elektroniczny obieg dokumentów?
Jest to obszerna baza danych, w których przechowywane są edokumenty. Każde pismo jest oznaczone odrębnym kodem identyfikacyjnym. Plusem jest możliwość łączenia wielu dokumentów w jednym folderze, przypisanym np. do konkretnej sprawy. Wszystkie dokumenty są chronologicznie i tematycznie uporządkowane, dzięki czemu, pracownicy urzędu mogą błyskawicznie dotrzeć do konkretnego dokumentu, bez czasochłonnych poszukiwań.
Takie systemy oferują również nowoczesne udogodnienia, takie, jak chociażby skanowanie dokumentów w technologii OCR. Dzięki temu, dane mogą zostać wprowadzone do rejestru automatycznie, bez ręcznego i czasochłonnego przepisywania. Kolejnym plusem jest elastyczność oprogramowania oferującego dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Urzędy mogą dostosować wyświetlanie informacji w taki sposób, aby zwiększyć wygodę pracowników.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie.
Rosnąca biurokracja to niewątpliwie duży problem, który znacznie wydłuża czas załatwiania konkretnych spraw urzędowych. Skutecznym rozwiązaniem może okazać się nowoczesny obieg edokumentów. Uporządkowana baza danych jest zintegrowana z systemami płatniczymi, co umożliwia klientom możliwość opłacenia usług urzędowych bez wychodzenia z domu. Ogromna oszczędność czasu wpłynie na lepszą wydajność pracy całego urzędu.
Oprogramowanie oferujące elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie jest oczywiście zintegrowane z najważniejszymi platformami administracji publicznej, takimi jak ePUAP czy SEKAP. Dużą zaletą jest także wydajny system do obsługi korespondencji, co umożliwia szybsze odpowiedzi na zapytania petentów. A także wysyłanie zbiorczych wiadomości do szerszego grona odbiorców. Portal oddany do dyspozycji petentów umożliwi szybkie płatności, składanie niezbędnych dokumentów w wersji elektronicznej, a także umawianie się na spotkanie w konkretnych sprawach.
Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie – jak wdrożyć?
Wdrażanie oprogramowanie jest bardzo proste i nie zajmuje wiele czasu. Urzędy otrzymują oczywiście pełne wsparcie ze strony dostawcy programu, który na bieżąco wprowadza aktualności związane np. ze zmianami w prawie administracyjnym i podatkowym. Edokumenty to niezwykle efektywny system, który pozwala tworzyć urzędy na miarę XXI wieku. Petenci mogą liczyć na szybką i bezproblemową usługę, z kolei pracownicy urzędy oszczędzają czas i energię w związku z możliwości wykonania wielu zadań w sposób całkowicie zautomatyzowany.