Kalkulator delegacji zagranicznych w jakim celu stosujemy? Delegacje zagraniczne często stanowią pole do nieporozumień na linii pracownik – pracodawca. Powodem tych nieporozumień są rozbieżne zdania względem kosztów. Bardzo często, finalne koszty przedstawione przez pracownika wydają się zawyżone, ale i na odwrót – limit ustalony przez pracodawcę jest zbyt niski. Kalkulator delegacji zagranicznych to narzędzie, z pomocą którego można w prawidłowy sposób obliczyć spodziewane koszty wyjazdu służbowego.
Kalkulator delegacji zagranicznych jak obliczyć?
Kluczem do sukcesu jest dokładność oraz skrupulatność. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę wszystkie potencjalne wydatki, które mogą pojawić się podczas delegacji. Co więcej, zawsze warto doliczyć 5-10% ponadprogramowo, aby zaoferować pracownikowi większą swobodę. Musimy pamiętać, że dostępny budżet wpływa na komfort, a co za tym idzie, skuteczność i efektywność pracownika na wyjeździe służbowym. Pracodawca powinien zatem stworzyć takie warunki, aby ułatwić pracownikowi osiągnięcie postawionych przed nim celów.
Nieporozumienia względem spodziewanych kosztów delegacji często wynikają z nieprawidłowego przepływu informacji, nieuwzględnienia wszystkich kosztów, a także nie do końca uczciwego podejścia jednej ze stron: zbytniej oszczędności po stronie pracodawcy lub rozrzutności po stronie pracownika. Wykorzystując kalkulator delegacji zagranicznych można precyzyjnie obliczyć, ile może kosztować delegacja, co pozwoli osiągnąć konsensu między pracownikiem i podwładnym.
Jakie wydatki należy uwzględnić przy obliczeniach delegacji?
Nowoczesny kalkulator delegacji zagranicznych uwzględnia wszystkie możliwe wydatki, a jednocześnie, pozwala wprowadzać własne kategorie, wynikające ze specyfiki wyjazdu służbowego. Obliczając spodziewany koszt delegacji zagranicznej, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
- Transport w obie strony,
- Transport na miejscu w celach służbowych,
- Wyżywienie,
- Diety na podstawie stawki dobowej oraz terminu delegacji,
- Koszty reprezentacyjne,
- Koszty wynikające z wymiany waluty lub płatności z przewalutowaniem,
- Inne koszty związane ze specyfiką delegacji.
Uwzględnienie wszystkich potencjalnych kosztów to kluczowy czynnik, który wpływa na ustalenie prawidłowych limitów związanych z delegacją. Z jednej strony należy stworzyć pracownikowi optymalne warunki pracy, z drugiej, zapobiec sytuacjom, w których pracownik wygeneruje nieadekwatnie wysokie koszty.
Na czym polega prawidłowe planowanie delegacji zagranicznych?
Wszelkie nieporozumienia często biorą się z nieprawidłowego modelu planowania delegacji. Jeśli przed jej rozpoczęciem nie ustalimy spodziewanych kosztów, ryzyko zawyżonych wydatków znacznie wzrasta. Tymczasem, wiele firm nie zwraca uwagi na takie kwestie i daje pracownikowi wolną rękę. Warto wprowadzić system odpowiedniego planowania, w którym ważną rolę odegra kalkulator delegacji zagranicznych. Jak powinna wyglądać procedura delegacji służbowej?
Pracodawca wystawia delegację z odpowiednim wyprzedzeniem, tak, aby pracownik miał czas przygotować symulację kosztów. Po wykonaniu tej operacji, pracownik wysyła informacje zwrotną, w której znajdują się spodziewane koszty delegacji. W tym miejscu do akcji wkracza kalkulator delegacji zagranicznych, który pozwoli pracodawcy zweryfikować zaproponowane warunki. Jeśli koszty zaprezentowane przez pracownika są mniej więcej zgodne, ustalany jest limit (zwykle z pewnym marginesem błędu), a pracownik otrzymuje akceptację delegacji. Po jej zakończeniu, pracownik dokumentuje poniesione wydatki poprzez wprowadzenie faktur do obiegu.
Kalkulator delegacji zagranicznych z perspektywy pracownika.
W większości przypadków, kalkulator delegacji zagranicznych służy pracodawcy, który w ten sposób może zapobiec nadmiernym wydatkom generowanym przez podwładnych wysłanych w podróż służbową. Jednakże, jest to udogodnienie także dla pracownika. Jeśli wygenerowane koszty budzą obiekcje ze strony pracodawcy, obliczenia wykonane na kalkulatorze delegacji zagranicznych pozwalają pracownikowi udokumentować swe racje i wskazać, że poniesione wydatki były niezbędne do zrealizowania postawionego przed nim celu.
Nowoczesny system eDokumenty do planowania i rozliczania delegacji.
Coraz większa liczba firm decyduje się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oferowanego przez nowoczesne oprogramowanie eDokumenty. Znajdziemy w nim również liczne funkcje oraz udogodnienia, które pozwolą w efektywnym planowaniu delegacji oraz wyjazdów służbowych. Jednym z takich udogodnień jest kalkulator delegacji zagranicznych.
Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwia rozliczenie faktur dostarczonych przez pracownika powracającego z delegacji. Może on samodzielnie wprowadzić dokumenty do obiegu firmowego i na ich podstawie ubiegać się zwrotu należnych środków. Oprogramowanie eDokumenty pozwoli zatem usprawnić procesy związane z delegacjami zagranicznymi.