Kanban to metoda polegająca na graficznym ukazaniu zadań do wykonania. System wywodzi się z Japonii, a został opracowany ponad 70 lat temu. Do dnia dzisiejszego uchodzi za jeden z najlepszych systemów do wydajnego zarządzania czasem i pracą. Może być wykorzystany zarówno w wielkich firmach, jak również małych, jednoosobowych przedsiębiorstwach. Metodę kanban bardzo często wykorzystują elektroniczne programy do zarządzania firmą.
Czym właściwie jest?
W tłumaczeniu z języka japońskiego, kanban to tablica informacyjna, czytelna kartka z informacjami lub billboard. Metoda została wprowadzona w latach 50. w koncernie Toyoty. Pracownicy posługiwali się tabliczkami, na których wymienione były zadania do wykonania na każdym etapie produkcji. W ten sposób, pracownik mógł się szybko zorientować w sytuacji i sprawdzić, co należy zrobić w pierwszej kolejności, aby ruszyć z dalszą pracą.
Przez wiele lat, system był z powodzeniem wykorzystywany w dużych firmach oraz koncernach. Na fizyczny system kanban mogła się składać prosta tablica korkowa wraz z karteczkami zwierającymi najważniejsze informacje. Obecnie, coraz częściej stosuje się elektroniczną tablicę kanban, w której łatwiej jest wprowadzać zmiany. Plusem jest duża elastyczność w sposobie ukazania informacji, a także możliwość uzyskania dostępu z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
Zasada „7 x żadnych” – podstawowe założenia tablicy Kanban
Ideą tej metody jest usprawnienie wszystkich procesów w firmie. Została opracowana w dużym koncernie produkcyjnym, ale świetnie sprawdza się także w firmach usługowych, a także odpowiedzialnych za realizację większych projektów. Tablica Kanban korzysta z prostej i klarownej zasady „7 x żadnych”. Według tej zasady, w Twojej firmie nie ma miejsca na ,,żadne”:
- braki,
- opóźnienia,
- zapasy,
- kolejki,
- bezczynności,
- zbędne operacje i działania,
- przemieszczanie.
Metoda korzysta z dosłownych założeń obecnych przy projektowaniu metody. Niektóre założenia, np. żadnych zapasów czy żadnych przemieszczeń, należy traktować metaforycznie. W gruncie rzeczy, chodzi o maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów i oszczędność czasu.
W jakich sytuacjach może być wykorzystana metoda Kanban?
Zastosowanie tej metody zależy wyłącznie od naszych indywidualnych potrzeb. Jest to po prostu graficzne ukazanie zadań do wykonania. Tylko od nas zależy, w jaki sposób posegregujemy zadania, a także, co znajdzie się na naszej tablicy. Oto przykładowe zastosowania:
- Podział na zadania wykonane, w toku oraz do wykonania z uwzględnieniem terminów,
- Mapa zależności – co należy zrobić, aby ruszyć z dalszą pracą,
- Wykaz zadań z uwzględnieniem odpowiedzialnych za nie pracowników,
- Kontrola magazynu – jakie części lub produkty mamy, a jakie trzeba zakupić,
- Zadania związane z obsługą klienta w określonym terminie.
Zaletą metody Kanban jest duża elastyczność. Jak już mówiliśmy, istnieje wiele sposobów na wykorzystanie tego systemu w pracy. Kluczem do sukcesu jest odnalezienie odpowiedniego systemu dopasowanego do specyfiki firmy.
Elektroniczna tablica Kanban w Twojej firmie.
Metoda funkcjonuje od ponad 70 lat i wciąż uchodzi za wyjątkowo wydajny system do organizacji czasu i zadań. Coraz więcej firm decyduje się na pełną cyfryzację, korzystając z licznych programów, które ułatwiają pracę i usprawniają przepływ informacji w firmie. Profesjonalne oprogramowania często zawierają także funkcję tworzenia tablicy Kanban. Ogromną zaletą jest pełna dowolność i bogata paleta narzędzi potrzebnych do stworzenia satysfakcjonującego spisu zadań w formie graficznej. Przykładem programu oferującego metodę Kanban jest system eDokumenty / Ready _™.
Dlaczego warto wprowadzić metodę Kanban w firmie?
Wielu specjalistów w zakresie organizacji w firmie w samych superlatywach opisuje metodę Kanban i zaleca przedsiębiorcom jej przetestowanie. To bardzo funkcjonalna metoda, która pozwala zaoszczędzić czas, usprawnić przepływ informacji, usystematyzować zadania do wykonania, uwzględnić wszelkie informacje potrzebne do realizacji projektu bez opóźnień. Metoda oferowana nam przez elektroniczne oprogramowanie eDokumenty posiada wiele funkcjonalnych narzędzi, które pozwalają na dostosowanie tablicy Kanban do indywidualnych potrzeb każdej firmy.
Tablica Kanban – zoptymalizowana organizacja w firmie.
Japońska metoda nie traci na popularności i jest chętnie stosowana nie tylko w życiu zawodowym, ale również prywatnym. To bardzo proste narzędzie, które ułatwia osiągnięcie postawionego sobie celu. Możemy uwzględnić terminy, hierarchę zadań i podzadań, zasoby, którymi dysponujemy, a także te, których musimy pozyskać. Tablica Kanban ukazuje problem w formie graficznej, dzięki czemu, jest on bardziej czytelny i łatwiej go dostrzec we wczesnych fazach produkcji lub realizacji projektu. Co szczególnie ważne, to uniwersalny system, który doskonale sprawdza się zarówno w dużych koncernach, jak również w małych firmach jednoosobowych.