Obieg dokumentów księgowych – jak usprawnić ten proces w firmie? Duże firmy każdego miesiąca obsługują setki, a nawet tysiące różnorodnych faktur, które muszą być uwzględnione w końcowym raporcie finansowym. To na podstawie faktur oblicza się dochód oraz koszty poniesione przez firmę w danym okresie. W dobie XXI wieku przedsiębiorcy wspierają swoją firmę nowoczesnym oprogramowaniem, które znacznie usprawnia obieg dokumentów księgowych. Jakie procesy zaliczamy do takiego obiegu i jakie korzyści oferuje nam zautomatyzowany obieg?
Obieg dokumentów księgowych – Czym właściwie jest?
Jest to zbiór procesów, które składają się na przetworzenie dokumentu księgowego. Obieg zwykle składa się z rejestracji i dekretacji dokumentów, porządkowania, klasyfikacji pod kątem rodzaju kosztów, a także archiwizacji. Dotyczy to zarówno dokumentów przychodzących, jak i wychodzących. Ręczna obsługa dokumentów księgowych jest niezwykle czasochłonna i mało efektywna. Ponadto, w przypadku dużych firm zwiększa się ryzyko kosztownych pomyłek oraz opóźnień w realizacji.
W związku z tym, duże firmy wykorzystują nowoczesne systemy, które automatyzują obieg dokumentów księgowych. Są one automatycznie rejestrowane w systemie dostosowanym do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy. Świetnym przykładem jest oprogramowanie eDokumenty, które ze względu na swoją elastyczność pozwala stworzyć spersonalizowany obieg dokumentów, w pełni klarowny i czytelny dla wszystkich, uprawnionych pracowników.
Jakie możliwości oferuje system edokumenty ?
Dokumenty przychodzące i wychodzące są rejestrowane w systemie komputerowym. Narzędzie skanowania tekstu sprawia, że wszystkie informacje są uzupełniane automatycznie, co oznacza, że nie trzeba ich wpisywać ręcznie. Trafiają tu również dokumenty księgowe przesłane drogą elektroniczną. System udziela następujących informacji: kto posiada obecnie dokument? Na jakim etapie realizacji się znajduje? Jaki jest ostateczny termin realizacji dokumentu?
Z pomocą dostępnych narzędzi można szybko i wygodnie posegregować wszystkie dokumenty, a także podzielić je na poszczególne kategorie, dzięki czemu, łatwiej można odnaleźć niezbędną fakturę. Dane z faktur są automatycznie wprowadzane do księgi finansowej, na podstawie której wykonuje się rozliczenia z urzędem skarbowym. Elektroniczny obieg dokumentów księgowych pozwala zaoszczędzić czas, obniżyć koszty prowadzenia działalności, a także uniknąć dodatkowych kosztów wynikających z opóźnionej realizacji dokumentu.
Elektroniczny obieg dokumentów księgowych – wdrożenie.
Firma Plansoft pomaga w jego wdrożeniu, a także dostosowaniu do specyfiki firmy. Pracownicy, którzy będą korzystali z tego systemu, przechodzą szybkie szkolenie, aby bez trudu poradzić sobie z dostępnymi funkcjami. System eDokumenty jest wdrażany bardzo sprawnie, dzięki czemu, już po kilku dniach firma może liczyć na zautomatyzowane procesy, które usprawniają organizację oraz pozwalają przedsiębiorcy poczuć większą kontrolę nad wszystkimi aspektami prowadzonej działalności gospodarczej.