Obieg dokumentów magazynowych wykorzystują wszystkie firmy zajmujące się sprzedażą, a także wypożyczaniem produktów. To dzięki nim przedsiębiorca zna dokładny stan magazynowy i może podejmować działania ukierunkowane na maksymalizację zysków. Sprawny obieg dokumentów jest zatem niezwykle istotnym elementem dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa. W jaki sposób można zachować nienaganny porządek w dokumentacji magazynowej?
Czym są dokumenty magazynowe?
Dokumenty magazynowe zawierają informacje na temat towarów, które są przyjmowane do firmy, sprzedawane lub wypożyczane klientom, a także składowane w konkretnych magazynach należących do firmy lub hurtowni. Dzielimy je zatem na dokumenty magazynowe przychodowe oraz rozchodowe. W ich treści znajduje się numer identyfikacyjny dokumentu, data wystawienia, data przyjęcia lub oddania towaru, specyfika, cena oraz ilość, a także dane odbiorcy oraz nadawcy dokumentu.
Sprawny obieg dokumentów magazynowych leży w gestii księgowości, która na ich podstawie ocenia sprzedaż i koszty prowadzenia działalności i na podstawie tych informacji przygotowuje rozliczenia oraz raporty finansowe. Dokumenty magazynowe są niezwykle istotne z perspektywy planowania kolejnych działań. Przedsiębiorca może bowiem ocenić popyt i z odpowiednim wyprzedzeniem zamówić towar, który cieszy się największym zainteresowaniem wśród klientów. Z kolei mniej popularny towar zajmujący miejsce w magazynie, może być sprzedawany w drodze akcji promocyjnych.
Prawidłowy obieg dokumentów magazynowych.
Kluczem do sukcesu jest maksymalne skrócenie czasu, który mija od momentu wystawienia dokumentu do momentu jego rejestracji w systemie. Ogromnym udogodnieniem może być elektroniczny obieg dokumentów magazynowych, w którym wiele procesów ulega automatyzacji. Innowacyjne systemy pozwalają w ten sposób szybko i skutecznie księgować dokumenty niezbędne do podejmowania kolejnych działań.
Informacje dostarczane przez dokumenty księgowe informują przedsiębiorcę o wynikach sprzedaży, poniesionych kosztach, stanie magazynowym poszczególnych towarów, a także tendencji w zakresie popytu na dany towar. Elektroniczny system eDokumenty udostępnia liczne narzędzia, z pomocą których można szybko i skutecznie analizować dostępne informacje. Z kolei księgowość zyskuje oprogramowanie, które automatycznie przygotowuje rozliczenia finansowe na podstawie informacji dostarczonych przez zarejestrowane dokumenty magazynowe.
Jakie korzyści oferuje elektroniczny obieg dokumentów magazynowych?
Z pomocą takiego oprogramowania można zwiększyć efektywność działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo zajmujące się sprzedażą towaru. Elektroniczny obieg dokumentów magazynowych oferuje nienaganny porządek oraz możliwość szybkiego zweryfikowania faktycznej sytuacji na magazynie. Dzięki temu, przedsiębiorca wie, w jaki towar należy się zaopatrzyć, a także, w przypadku których produktów niezbędne będą działania promocyjne. System eDokumenty pozwala oszczędzić mnóstwo czasu, uniknąć pomyłek i zmaksymalizować zyski przedsiębiorstwa.