Obieg faktur kosztowych jest procesem, który występuje w każdej firmie.
W zależności od struktury organizacyjnej, ilości pracowników i jakości organizacji obiegu dokumentów w firmie proces ten może być czasochłonny i wielopoziomowy. Utrudnia to codzienną pracę. Większa ilość osób zaangażowanych w akceptację faktur powoduje, że dłużej pozostaje ona w obiegu. Naraża to pracowników na popełnienie błędu ( np. przeterminowanie płatności ) lub zgubienie dokumentu. Co powoduje straty ( np. kary, odsetki ) oraz zwiększa koszty pracownicze.
Obieg faktur kosztowych w e-dokumentach.
E-dokumenty pozwalają na obieg faktur w bezpieczny i stabilny sposób. Dzięki ustalonej wcześniej hierarchii, dokumenty równocześnie trafiają do akceptacji wszystkich wyznaczonych pracowników, by nie tracić czasu na decyzję każdego z osobna. Osoby mogą widzieć wszystkie dane lub wyłącznie te, które dotyczą bezpośrednio ich decyzji (by niepotrzebnie nie rozpraszać ich zbędnymi informacjami). Ponadto, w jednym oknie razem z danymi pracownik podejmujący decyzję może otrzymać wszystkie niezbędne załączniki (np. budżet), pliki, umowy (etc.), a w sąsiadującym oknie pojawia się oczywiście skan faktury do wglądu.
Co zyskasz dzięki wdrożeniu akceptacji faktur?
-Niższe koszty operacyjne.
-Śledzenie i raportowanie każdej faktury w dowolnym miejscu i czasie.
-Zoptymalizowana wymiana danych.
Automatyzacja procesów związanych z akceptacją faktur, skutkuje zmniejszeniem pracochłonności związanej z ręcznym przetwarzaniem dokumentów księgowych. Dzięki zastosowaniu algorytmów uczenia maszynowego (OCR) proces akceptacji dokumentów jest znacznie szybszy i łatwiejszy. System pozwala zapisywać wszystkie dane wprowadzone na każdym etapie tego procesu. Co więcej, dzięki automatyzacji pracownicy działu mogą skupić się wyłącznie na weryfikacji i uszczegółowieniu wprowadzonych zleceń.
Obieg faktur kosztowych – możliwości w systemie eDokumenty.
System eDokumenty umożliwia przetwarzanie i rejestrację faktur przychodzących w różnych formatach i przy użyciu wielu źródeł takich jak: system eDokumenty, e-mail, portal webowy oraz poczta elektroniczna (skanowanie).
Firma Plansoft jest partnerem producenta oprogramowania eDokumenty, dlatego gwarantujemy bezproblemowe wdrożenie, oraz opiekę powdrożeniową oferowanego przez nas rozwiązania. Nasze wieloletnie doświadczenie z systemami ERP firm takich jak Comarch i BPSC, ułatwi integracje różnych systemów z eDokumentami.