Chcesz wziąć urlop? A może zależy Ci na dopełnieniu formalności, związanych z planowaną delegacją? Nie musisz już odwiedzać działu HR i wypełniać stosownych wniosków, a potem cierpliwie oczekiwać na ich zatwierdzenie. Jeśli w firmie wdrożony został portal pracowniczy, osobisty kontakt z pracownikiem działu kadr i płac nie będzie potrzebny. Odejście od papierowego obiegu dokumentów przynosi wiele korzyści nie tylko pracownikowi, ale też kadrze kierowniczej. Wpływa pozytywnie również na poprawę komunikacji między działami.
Portal pracowniczy – błyskawiczna akceptacja urlopu w systemie.
Digitalizacja procesów obiegu dokumentów w firmie stała się faktem. Z portalu pracowniczego korzysta coraz więcej przedsiębiorców, wpływając tym samym na szybkość przepływu danych i usprawniając przebieg operacji HR. Za przykład weźmy urlopy. Jeśli w firmie wdrożony został portal pracowniczy, dział kadr nie musi odpowiadać na liczne pytania pracowników, dotyczące liczby dni wolnych, pozostałych do wykorzystania w danym roku. Pracownicy z kolei nie muszą ubiegać się osobiście o uzyskanie zatwierdzenia wniosku urlopowego u pracodawcy. Portal pracowniczy eliminuje także problemy z zagubieniem dokumentów, a akceptacja urlopu w systemie wymaga tylko kilku kliknięć. Rezultat to oszczędność czasu zarówno dla pracowników działu HR, jak i tych ubiegających się o urlop. Pracownik może bowiem samodzielnie realizować zadania, które jeszcze niedawno przypisane były działowi kadr i płac.
Dokumenty dla pracownika w wersji cyfrowej.
Tworzenie papierowych dokumentów i ich archiwizacja wymagają sporych nakładów czasu i energii. Portal pracowniczy przejmuje część zadań działu HR, gwarantując szybki przepływ danych i minimalizując ryzyko pomyłek. Każdy pracownik firmy posiada przypisane konto indywidualne oraz uprawnienia do korzystania z niego. Co to oznacza w praktyce? Wszelkie dokumenty dla pracownika dostępne są w wersji cyfrowej, a on sam nie musi już odwiedzać działu HR, by uporać się ze sprawami administracyjnymi, takimi jak złożenie wniosku o urlop lub wyjazd służbowy. Dzięki odpowiedniej konfiguracji systemu złożony wniosek przechodzi przez kolejne etapy akceptacji, zgodnie z wyznaczoną ścieżką. Możliwość wieloszczeblowej akceptacji sprzyja eliminacji pomyłek i lepszej komunikacji wewnątrz firmy.
Portal pracowniczy – opieka na dziecko do lat 8 w.
Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia m.in. cyfrową obsługę wniosków na każdy rodzaj urlopu, w tym także na opiekę na dziecko do lat 8. Będzie przydatny również przy formalnościach związanych z procesami rekrutacyjnymi lub zmianą warunków pracy. System nie tylko umożliwia szybkie wypełnienie wniosku, ale weryfikuje też jego poprawność. Pracownik dowie się, czy dany urlop mu przysługuje i w każdej chwili może sprawdzić status rozpatrzenia wniosku. Kadra kierownicza z kolei może tworzyć uwzględniające urlopy pracowników raporty w formie przejrzystych grafik, z oznaczeniem różnych typów nieobecności. Proces akceptacji wniosków jest w pełni zautomatyzowany, a wszystkie dane zgromadzone są w jednym miejscu. Przyjazny interfejs czyni obsługę portalu intuicyjną i sprawną. Jak widać, same plusy.
Delegacje w e-dokumentach.
Poprzez e-dokumenty w portalu pracowniczym można rozliczać także delegacje. To oznacza dużą oszczędność czasu oraz niższe koszty obsługi kadrowo-płacowej. Zamiast zabiegać o akceptację wyjazdu służbowego, a po powrocie z delegacji o jej rozliczenie, wystarczy skorzystać z systemu i wypełnić kilka pól, wprowadzając niezbędne dane. System obsługuje wiele walut, co stanowi duże ułatwienie w przypadku wyjazdów zagranicznych. Delegacje w portalu pracowniczym można wiązać z fakturami, klientami, umowami i projektami. Kadra kierownicza zyskuje dostęp do raportów delegacji. Otrzymują go jednak wyłącznie uprawnione osoby. Takie rozwiązanie zapewnia wysoki poziom ochrony danych osobowych. Aby zgłaszać i rozliczać delegacje wystarczy dostęp do internetu.
Portal pracowniczy – terminowość i bezpieczeństwo.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie sprzyja terminowości i eliminuje opóźnienia w składaniu i akceptacji wniosków. Dodatkowo, pozwala na lepszą współpracę pomiędzy pracownikami, a działem kadr i płac. Szybki dostęp do informacji i sprawny przepływ danych wpływają pozytywnie także na wydajność kadry kierowniczej. Wprowadzone do systemu dane mają poufny charakter, a dostęp do nich otrzymują wyłącznie uprawnione osoby. Do czego jeszcze można wykorzystać system? Pracownik może drukować z portalu paski wynagrodzeń i rozliczenia e-PIT. Dział kadr natomiast zyskuje dodatkową kontrolę nad wydatkami, związanymi z wyjazdami służbowymi oraz nad nieobecnością pracowników. Warto wiedzieć, że portal pracowniczy można bez trudu zintegrować z innymi funkcjonującymi w firmie systemami. Jeśli chcesz przetestować poszczególne moduły e-dokumentów w swojej firmie, skontaktuj się z nami. Zyskasz 14 dni na sprawdzenie funkcjonalności systemu i ocenę jego przydatności dla Twojego biznesu.