Praca zdalna – w wielu krajach na całym świecie możemy zaobserwować trend do przechodzenia w system pracy zdalnej. W ten sposób, duże firmy mogą zaoszczędzić na powierzchni biurowej i niezbędnym wyposażeniu. Jak pokazują liczne badania, praca zdalna może być nie tylko równie wydajna, co praca w biurze, ale w wielu przypadkach jest nawet wydajniejsza. Kluczem do sukcesu jest jednak stworzenie sprawnie działającego ekosystemu elektronicznego. Jakie narzędzia i systemy elektroniczne są najważniejsze w aspekcie pracy zdalnej?
Praca zdalna – VPN bezpieczne tworzenie sieci firmowej.
Praca zdalna wymaga bezpiecznego połączenia internetowego. Sieć firmowa, przez którą przepływają wrażliwe i poufne dane, jest łakomym kąskiem dla hakerów i oszustów, którzy każdego dnia próbują wydobyć takie informacje. Dlatego, nieodzownym narzędziem w pracy zdalnej jest odpowiednie oprogramowanie VPN (Virtual Private Network).
Z pomocą tego oprogramowania można założyć szyfrowaną sieć prywatną firmy, która pozwoli na współdziałanie pracowników z wielu komputerów. Nowoczesna sieć VPN dba zarówno o bezpieczeństwo sieci firmowej, jak również poszczególnych pracowników, którzy się do niej łączą. To absolutna podstawa w firmach, które pragną przejść do model pracy zdalnej.
Narzędzia komunikacyjne – zadbaj o prawidłowy przepływ informacji
Kolejnym problemem do rozwiązania w aspekcie pracy zdalnej jest odpowiednia komunikacja. Firma musi zatem dysponować programem, który pozwoli na swobodny przepływ informacji pomiędzy pracownikami. Podstawowym narzędziem jest chat tekstowy, jednak w wielu sytuacjach niezbędna będzie wideokonferencja, która pozwoli na swobodną i szybszą komunikację. Programy muszą pozwalać na komunikację wielu osób jednocześnie.
W dobie XXI wieku, komunikacja internetowa stoi na bardzo wysokim poziome. Dostępne oprogramowanie pozwala tworzyć chaty grupowe, a także wideokonferencje dla wielu uczestników. Dzięki temu, praca zdalna nie zaburza przepływu informacji i dba o prawidłową komunikację potrzebną w pracy zespołowej.
Realizacja projektów – jak usprawnić ten proces?
Realizacja dużych projektów wymaga systematyczności i uporządkowania. Należy uwzględnić zadania wykonane, w toku, a także te, które należy wykonać w najbliższym czasie. Realizacja zadań musi być bezpośrednio powiązana z terminami. Kolejne czynności to delegacja pracowników do poszczególnych zadań, nadzorowanie i tworzenie dokumentacji, a także kontrola zasobów. Same komunikatory nie wystarczą, aby objąć tak ogromny zbiór działań.
W związku z tym, w pracy zdalnej potrzebna jest platforma, na której będzie można w wygodny sposób planować działania, wskazywać zależności, a także dbać o przestrzeganie terminów. Nowoczesne platformy oddają do naszej dyspozycji szeroką paletę narzędzi, dzięki czemu, ukazanie stanu projektu można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w pracy zdalnej.
Organizacja w firmie to także dokumentacja, korespondencja, faktury, raporty finansowe i wiele innych dokumentów, które muszą być pod stałą kontrolą. Kolejnym systemem niezbędnym w pracy zdalnej jest zatem oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Z pomocą takiego programu można rejestrować dokumenty papierowe w systemie, pilnować toku rozliczeń, kontrolować korespondencję, a także archiwizować dokumentację. Oprogramowanie pozwala oczywiście na udzielanie dostępu do dokumentów wybranym pracownikom.
Potencjalne problemy w pracy zdalnej
Wymieniliśmy już cztery programy, które okazują się niezbędne w pracy zdalnej. Tu rodzi się potencjalny problem – jak opanować obsługę wszystkich programów na raz? Ponadto, kupowanie poszczególnych licencji dla firm może okazać się niezwykle kosztowne. Darmowe wersje takich programów są bardzo ubogie w narzędzia i funkcje, co oznacza konieczność wydawania dodatkowych pieniędzy na pakiety dostosowane do potrzeb naszej firmy. I tak, programy które mają wprowadzać porządek i ład w pracy zdalnej, mogą przynieść chaos i kosztowne wydatki na starcie.
Praca zdalna – eDokumenty / Ready_™ jedna platforma do wielu zadań.
Istnieje proste rozwiązanie, które pozwala uniknąć powyższych problemów. Zamiast bazować na wielu programach, możemy zastosować jedną, wszechstronną platformę, która zagwarantuje nam wszystkie powyższe funkcje. Przykładem takiego oprogramowania jest Ready. To firmowy system operacyjny, który pozwala na tworzenie bezpiecznej sieci firmowej, porządkowanie projektów, wygodną komunikację, a także elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
Model pracy zdalnej jest stosowany w coraz większej liczbie firm. Duży wpływ na zdynamizowanie tych procesów miała pandemia koronawirusa, która zmusiła wiele firm do wdrożenia takiego modelu. W nadchodzących latach, w wielu branżach wyparty zostanie model pracy stacjonarnej. Wszystko za sprawą nowoczesnych programów, takich jak eDokumenty / Ready _™. To interaktywna platforma, która pozwala stworzyć wirtualne biuro łączące wiele osób znajdujących się w różnych zakątkach świata.