Program OCR – ręczne wprowadzanie danych do systemu zajmuje wiele czasu, który mógłby zostać spożytkowany na inne obszary funkcjonowania firmy. Dlatego też, coraz chętniej sięgamy po nowoczesne systemy, które automatyzują czasochłonne i nudne procesy, przyczyniając się do wydajniejszego działania firmy. Jednym z takich udogodnieniem jest skanowanie faktur. W tym celu wykorzystuje się technologię OCR. Na czym dokładnie polega ten proces oraz jakie korzyści może nam zaoferować?
Program OCR – co to jest?
OCR to skrót od angielskiego: Optical Character Recognition, co możemy przetłumaczyć jako Optyczne rozpoznawanie znaków. Technologia zaczęła być wykorzystywana na szerszą skalę w latach 90. XX wieku. Ograniczeniem była jednak czułość tego systemu. Skanowane dokumenty musiały być maksymalnie wyraźne i zawarte w odczytywanym formacie. Obecnie, technologia OCR jest znacznie bardziej rozbudowana i funkcjonalna, zdolna do rozczytywania mniej wyraźnych dokumentów. Zdaniem ekspertów, technologia ta może w naturalny sposób zastąpić kody QR.
Program OCR – jak wygląda skanowanie faktur?
Funkcja ta jest obecna w rozbudowanym systemie do elektronicznego obiegu dokumentów. Bazuje on na zautomatyzowanych procesach, które pozwalają skrócić czas związany z przyjmowaniem, akceptacją, dekretacją oraz archiwizacją e dokumentów. System wie, w jaki sposób rozpoznać konkretne dokumenty, a także, gdzie szukać danych, które muszą zostać uwzględnione w systemie. Dzięki temu, nie zachodzi konieczność ręcznego wpisywania danych.
Wystarczy zeskanować faktury w wersji papierowej, a system automatycznie rozczyta wszystkie dane: nadawcę, termin wystawienia, termin płatności oraz inne informacje, które powinny znaleźć się w elektronicznym obiegu dokumentów. To ogromne udogodnienie, które pozwala znacznie zaoszczędzić czas związany z zarządzaniem firmową dokumentacją. Skanowanie faktur OCR znajduje zastosowanie w coraz większej liczbie małych firm, ale i dużych korporacji.
Program OCR – jakie ma zalety?
System bazujące na technologii OCR są niezwykle wydajne. W ciągu jednej godziny mogą zaksięgować nawet ponad setkę różnych, wielostronicowych dokumentów. Stale rozwijana technologia sprawia, że liczba błędów została ograniczona do minimum. Oprogramowanie posiada rozwiniętą funkcję weryfikacji, dzięki czemu masz pewność, że dane z faktury zostały wprowadzone w prawidłowy sposób. Oszczędność czasu przenosi się na optymalizacje kosztów oraz maksymalizację zysków.
Firmy mogą skorzystać z gotowych systemów elektronicznego obiegu dokumentów, wyposażonych w skanowanie faktur w technologii OCR. Doskonałym przykładem takiego oprogramowania jest eDokumenty / Ready. Wdrażanie systemu jest proste i nie zajmuje wiele czasu, podobnie jak nauka obsługi nowego programu. Zarządzanie dokumentów w wygodnym środowisku elektronicznym to nowoczesne rozwiązanie, które w przeciągu kilku kolejnych lat stanie się standardem w każdej firmie. To jedna ze składowych automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem firmą.