Moduł sekretariat służy do zarządzania dokumentami i przesyłkami w każdej firmie. Zapewnia łatwy, wygodny i szybki dostęp do korespondencji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej.
E-dokumenty w pełni usprawniają procesy związane z obsługą sekretariatu, dzięki którym:
– zarejestrujesz korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
– automatycznie zarejestrujesz dokumenty w systemie,
– będziesz monitorować każdą wysyłkę i określisz jej status,
– określisz dostęp osobom do tego uprawnionym,
– wykorzystasz system OCR do automatycznego wprowadzania treści dokumentów, na podstawie istniejących pól w dokumencie,
– wykorzystasz gotowe szablony swoich dokumentów pocztowych,
– zwiększysz efektywność działań,
– obniżysz koszty obsługi,
– zaoszczędzisz czas.
Obieg korespondencji w firmie
Każda organizacja nie zależnie od wielkości prowadzi korespondencję wewnętrzną z pracownikami, ale również zewnętrzną z kontrahentami, dostawcami itp. Obieg korespondencji w takim przypadku powinien być zgodny ze stanem prawnym, zasadami przechowywania oraz udostępniania dokumentów, ale też sprawny i wygodny.
Proces obsługi korespondencji odbywa się etapowo:
– rejestracja korespondencji
– dekretacja- czyli zarządzanie dokumentami poprzez przypisywanie zadań do odpowiednich pracowników, zgodnie z obowiązującym standardem firmy
– realizacja zadań czyli np. udzielenie odpowiedzi, akceptacja dokumentów
– rejestracja potwierdzenia odbioru
– archiwizacja.
E dokumenty dzięki systemowi OCR uczą się działań użytkownika, algorytmy zapamiętują powtórzenia i powielenia czynności, przez co procedury obiegu korespondencji stają się dużo prostsze, bardziej dynamiczne i co najważniejsze automatyczne.
Przekonaj się jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie e-dokumentów