Skanowanie dokumentów za pomocą OCR – na czym to polega?
Koniec miesiąca w wielu firmach przynosi prawdziwy wysyp faktur, które wymagają wprowadzenia do systemu. W przypadku papierowego obiegu dokumentów procesowanie faktur zwykle trwa długo, a dla pracownika jest żmudne i męczące. Aby wprowadzać faktury szybciej i wydajniej, warto zdecydować się skanowanie dokumentów za pomocą OCR. Jak to działa? Wyjaśniamy.
OCR czyli skuteczny sposób na długie procesowanie faktur
Wprowadzając ręcznie dane z faktur do rejestru, nietrudno o pomyłkę. Dodatkowo, papierowe faktury mogą ulec zagubieniu, a ich przechowywanie i utrzymanie w porządku rodzi nierzadko wiele problemów. Skanowanie dokumentów za pomocą OCR stanowi krok w stronę większej wydajności i pozwala na dużą oszczędność czasu. Dzięki OCR wprowadzanie danych z faktur zostaje zautomatyzowane. OCR (Optical Character Recognition) umożliwia optyczne rozpoznawanie znaków na zeskanowanym dokumencie. Narzędzie wykorzystywane jest do odczytu treści z faktury, niezależnie od charakteru zastosowanej czcionki. To z kolei pozwala znaleźć potrzebną fakturę w oparciu o słowa kluczowe. Daje też możliwość kopiowania określonych treści lub przenoszenia ich do innych aplikacji.
Skanowanie dokumentów za pomocą OCR – czy warto?
Dzięki mechanizmowi zaawansowanego rozpoznawania treści. błyskawicznie znajdziesz potrzebną fakturę. Skanowanie faktur to wygodna i wydajna alternatywa dla ręcznego ich wprowadzania. W ten sposób możesz bez wysiłku wprowadzić nawet kilkaset faktur dziennie, które zostaną automatycznie umieszczone w systemie eDokumenty. To rozwiązuje ewentualne problemy z przechowywaniem dokumentów. Odnalezienie szukanej faktury po frazie zajmuje tylko kilka sekund. Automatyczne rozpoznawanie treści to jednak nie wszystko. Skanowanie dokumentów za pomocą OCR wiąże się także z autouzupełnianiem formularzy podczas rejestracji faktur, a to oznacza jeszcze większą oszczędność czasu. System sprawdzi się również w przypadku wielostronicowych i powtarzalnych dokumentów, automatyzując proces opisu tych ostatnich. OCR pozwala na zgodne z obowiązującymi przepisami gromadzenie dowodów księgowych. Warto też wiedzieć, że istnieje możliwość dodawania faktur bezpośrednio z wiadomości e-mail.
OCR- prosty w użyciu i w rejestracji
Aby opisywać faktury w systemie elektronicznego obiegu dokumentów z OCR nie trzeba specjalnych kwalifikacji. Narzędzie ma przejrzystą formę i jest niezwykle proste w użyciu. Jego rejestracja nie zajmie więcej niż jedną godzinę, a może przynieść Twojemu biznesowi szereg korzyści. System dopasowany jest do potrzeb danej firmy, odzwierciedlając przyjęty w niej obieg dokumentów. Umożliwia stworzenie zindywidualizowanej mapy akceptacji. Aby zaakceptować fakturę, wystarczy jedno kliknięcie na smartfonie. Jeśli chcesz przetestować system elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie i sprawdzić, jak wygląda skanowanie faktur z pomocą sztucznej inteligencji w praktyce, skontaktuj się z nami. Plansoft oferuje bezpłatny, 14-dniowy dostęp do eDokumentów.