Workflow, czyli niezawodny sposób na usprawnienie przepływu dokumentów w firmie. Jak uniknąć chaosu w dynamicznie rozwijającej się firmie? Piętrzące się góry dokumentów i przygnieceni licznymi obowiązkami pracownicy to idealne tło dla pomyłek i nieporozumień, które skutecznie ograniczają efektywność pracy. Antidotum na chaos jest workflow, czyli system zarządzania przepływem pracy. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce.
Workflow, co to jest?
Zacznijmy od podstaw, a mianowicie od tego, jak należy rozumieć pojęcie workflow. Zgodnie z definicją Workflow Management Coalition jest to automatyzacja procesów biznesowych, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych. Jeśli przetłumaczymy termin workflow z języka angielskiego, uzyskamy “przepływ pracy”. Wdrożenie systemu niesie za sobą wiele zalet, dlatego popularność workflow wśród przedsiębiorców wciąż rośnie. Dzięki niemu zarządzanie procesami w strukturach firmy staje się znacznie prostsze.
Workflow w szerokim rozumieniu to sposób organizacji pracy w firmie, którego istotą jest podział zadań pomiędzy pracowników, w oparciu o jasno określone wytyczne. W węższym pojęciu dotyczy wyłącznie przepływu dokumentów w firmie. Za pojęciem tym może kryć się także wspomagające pracę zespołu oprogramowanie.
Workflow, czyli przepływ pracy?
Jakie korzyści może przynieść wdrożenie systemu workflow w firmie? Przede wszystkim usprawnia on jej funkcjonowanie, przeciwdziałając chaosowi. Automatyzacja zadań oznacza zazwyczaj oszczędność czasu i niższe koszty. System workflow wyręcza pracowników i porządkuje ich pracę. Umożliwia przydzielanie zadań w oparciu o kwalifikacje zatrudnionych osób. Każdy członek zespołu ma jasno określone obowiązki, a osoba zarządzająca zyskuje większą kontrolę nad przebiegiem prac. Ułatwia rozwiązywanie ewentualnych problemów i usprawnia podejmowanie decyzji. Błyskawiczny dostęp do dokumentów i informacji pozwala na natychmiastową reakcję na zmiany.
Co jeszcze można zyskać, decydując się na workflow? Program umożliwia łączenie pracy różnych działów firmy, także tych, które znajdują się w sporej odległości od siebie. To oznacza jeszcze większą wydajność działania. To wciąż nie wszystko. Archiwizacja zadań w systemie sprzyja tworzeniu bazy danych firmy. W oparciu o zgromadzone informacje mamy możliwość analizy oraz modyfikacji procesów biznesowych.
Workflow, jak działa proces przepływu pracy?
Wszystko zaczyna się od zdefiniowania procesu, czyli zadania. Poszczególne jego części zostają przydzielone konkretnym pracownikom. W obrębie zadań dochodzi do aktywności, które mogą mieć charakter manualny lub automatyczny. W systemie workflow liczy się też tranzycja, czyli warunki niezbędne do sprawnego przebiegu procesu. Jak to działa? Gdy proces zostanie już zdefiniowany i nastąpi podział prac, zaangażowane zespoły podejmują się swoich zadań. Warto zaznaczyć, że pracownik nie zna znaczenia ani zastosowania swojej pracy. Zostaje poinformowany wyłącznie o zadaniu do wykonania. To teoria, a co z praktyką?
Sprawdźmy to na przykładzie. Prześledźmy obieg dokumentów, dotyczących delegacji pracownika. Po stworzeniu dokumentu zlecenia delegacji, trafia on do zainteresowanego, który uzupełnia go o termin i środek transportu. Następnie dokument delegacji otrzymują decydenci, którzy dokonują akceptacji zlecenia, itd. Jak widać, dokument w systemie workflow wielokrotnie zmienia swój status po podjęciu aktywności przez zaangażowanych w proces osób i zakończeniu przez nich swojego zadania.
Program dla firm do zarządzania przepływu pracy.
Aby zarządzać procesami w oparciu o workflow niezbędne jest odpowiednie oprogramowanie. Intuicyjny system elektronicznego obiegu dokumentów bez wątpienia uprości sposób ich przekazywania i usprawni wszystkie procesy w Twojej firmie. Zminimalizuje też ryzyko błędów. Wykorzystaj go, by zautomatyzować przepływ pracy i zyskać większą kontrolę nad zadaniami. Jak wprowadzić do swojej firmy workflow? Aplikacja dostosowana do indywidualnych potrzeb będzie wsparciem dla Twojego biznesu, jeśli skorzystasz z naszych usług.
Plansoft oferuje swoim klientom system eDokumenty / Ready _™, który umożliwia m.in. wdrożenie elektronicznej ewidencji umów, elektroniczną obsługę delegacji czy wniosków urlopowych. System posiada budowę modułową, co oznacza, że można podzielić proces jego wprowadzania na etapy, a dzięki API i licznym konektorom bez trudu zintegruje się z systemem ERP lub programem finansowo-księgowym firmy. Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami.