Workflow system– 5 korzyści, wynikających z automatyzacji procesów biznesowych. Za pojęciem workflow kryje się system zarządzania przebiegiem procesów pracy, który polega na sprawnym, elektronicznym przepływie dokumentów między pracownikami, w oparciu o zatwierdzony scenariusz. Jakie korzyści niesie za sobą automatyzacja procesów biznesowych w firmie? Poniżej znajdziesz 5 najważniejszych zalet, związanych z wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów.
Workflow system oszczędność czasu.
Automatyzacja procesów biznesowych wiąże się zawsze z oszczędnością czasu. Ręczne przepisywanie papierowych dokumentów oraz dostarczanie ich później do odpowiednich działów często jest czasochłonne, a przy tym uciążliwe. Systemy informatyczne klasy workflow to niezawodny sposób na usprawnienie pracy zespołu. Nowoczesna technologia sprzyja skróceniu listy obowiązków poszczególnych pracowników. Innowacyjne oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy pozwala na tworzenie scenariuszy i przypisywanie określonych zadań do odpowiednich osób, posiadających kompetencje do ich wykonania. Dzięki temu praca przebiega sprawniej, a wydajność pracowników rośnie. Worfklow pozwala na znaczne skrócenie czasu realizacji procesów biznesowych. Pracownik zostaje poinformowany o zadaniu do wykonania poprzez wiadomość e-mail. Takie rozwiązanie umożliwia mu lepszą organizację czasu pracy, a co za tym idzie, pozwala pracować efektywniej.
Workflow skuteczne zarządzanie.
Wdrożenie rozwiązania typu workflow w firmie wiąże się ze zwiększeniem kontroli nad przepływem pracy pomiędzy poszczególnymi pracownikami lub działami. To z kolei sprzyja wprowadzaniu usprawnień w zakresie metod pracy i rozdzielania zadań. Dzięki oprogramowaniu zyskujemy możliwość sterowania procesami biznesowymi w firmie na wielu poziomach. Prostsze staje się m.in. zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki workflow i systemowi elektronicznego obiegu dokumentów mamy możliwość sprawnego przydzielania zadań w oparciu o kwalifikacje pracowników. Akceptacja dokumentów wymaga wyłącznie kilku kliknięć, co również sprzyja większej kontroli zarządu nad tym, co dzieje się w firmie. Osoby zarządzające mogą śledzić przebieg wykonywanych przez pracowników zadań i oceniać efektywność ich pracy. Dodatkowo, mają możliwość błyskawicznego generowania raportów, dzięki czemu analizowanie procesów zachodzących w firmie oraz wyciąganie wniosków z analiz staje się znacznie łatwiejsze.
Workflow – ryzyko błędów.
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy przynosi wiele korzyści nie tylko z punktu widzenia osoby kierującej zespołem, ale też pracowników niższego szczebla. System informatyczny klasy workflow sprzyja eliminacji błędów i opóźnień. Automatyczne powiadomienia o błędach danych i wymuszona weryfikacja kluczowych dokumentów to sposób na zmniejszenie ryzyka pomyłek, które mogą ograniczać wydajność funkcjonowania firmy, a w niektórych przypadkach stanowić nawet zagrożenie dla jej działania lub być źródłem strat w budżecie. Dzięki workflow i automatyzacji procesów biznesowych nie dochodzi do opóźnień w akceptacji wniosków czy dokonywaniu płatności. Przyczynę ewentualnych błędów można z łatwością określić i wyeliminować. Workflow sprzyja uporządkowanej pracy członków zespołu, zwiększa poziom ich motywacji i ułatwia planowanie zadań. Ustalenie źródła opóźnienia zajmuje tylko kilka chwil, a świadomość odpowiedzialności za zadanie nie pozostaje bez wpływu na jakość pracy.
Workflow system rozwiązywanie problemów.
Błyskawiczna reakcja na pojawiające się problemy to kolejny plus wynikający z wdrożenia systemu workflow w firmie. Wnikliwa kontrola nad przebiegiem poszczególnych procesów biznesowych pozwala na natychmiastową reakcję w przypadku ewentualnych nieprawidłowości. Automatyzacja procesów biznesowych sprzyja także szybkiemu reagowaniu na sytuację rynkową. Wprowadzenie zmian w definiowaniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie zajmuje tylko kilka chwil. Jeśli więc zajdzie potrzeba modyfikacji procesów biznesowych w odpowiedzi na zmianę sytuacji rynkowej mamy możliwość szybkiego dostosowania przepływu pracy w firmie do aktualnych wymagań. Workflow sprzyja więc nie tylko wydajności, ale też elastyczności w działaniach biznesowych.
System workflow – ograniczenie kosztów.
Dzięki workflow można ograniczyć koszty związane z nakładami pracy ludzkiej. Na niższe koszty wpływa także lepsza wydajność pracowników oraz poziom ich motywacji do pracy. System informatyczny workflow stanowi skuteczny sposób na zminimalizowanie kosztów procesów biznesowych. Jest łatwy w obsłudze, a tworzenie scenariuszy przepływu dokumentów oraz nadawanie uprawnień nie wymaga wsparcia działu IT. Platformę workflow można także wykorzystać do szkolenia pracowników, ograniczając w ten sposób wydatki firmy. Aby wdrożyć oprogramowanie workflow skorzystaj z naszych usług. Plansoft oferuje rozwiązania oparte na systemie eDokumenty / Ready_™, które usprawnią przebieg procesów biznesowych w Twojej firmie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie oraz etapach jego wprowadzania, skontaktuj się z nami.